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WEB会議システムを的確に比較!2021年で最も人気の3つの特徴・価格・機能について

WEB会議システムは何を使われていますか?今回の記事では、WEB会議がニュースタンダードになりつつある社会で、最も使われているWEB会議システム3選を徹底比較していきます。
 
まだWEB会議システムが統一されていない、WEB会議システムを入れていないなどであれば、今回の記事を参考に3つの中から選んでもらえれば良いなと思って記事を書いています。
 
最も使われているシステムは、安心・安全で効率的なことが多いので、是非ご活用ください。それでは本編にいきます。
 

WEB会議システムが注目されている理由

WEB会議システムが注目されている理由について、主に5つの特徴やメリットを取り上げます。
 

今までの会議スタイルとの違いがよりわかりやすくなり、WEB会議システムの導入に弾みがつくでしょう。
 

社内コミュニケーションの活発化

WEB会議システムの導入によって最も注目されるのが、社内コミュニケーションの活発化です。
 

従来の対面式の会議では緊張感が生まれ、発言しにくい雰囲気もありました。ディスプレイを通してのWEB会議ではそのような緊張感はありません。
 

また、WEB会議では遠隔地であろうと誰でも参加できるので気軽に意見交換ができ、社内コミュニケーションがより活発になります。
 

情報共有と意思決定がスピーディー

WEB会議システムではネット環境さえあれば全国どこからでも会議に参加できます。そのためスピーディーに、その場での意思決定が可能です。
 

またWEB会議に参加しているメンバーへ直接データを送れるので、後からFAXや郵送する必要がなく、リアルタイムで情報共有が図れます。
 

業務効率の向上(コスト削減)

WEB会議システムには会議開催にかかるコストが削減できるという特徴もあります。
 

メンバーが会議場所へ集まるための交通費が不要ですし、時間的なロスもありません
 

会議用の部屋を用意したり、会議進行に必要なアイテムをセッティングしたりすることがなくなるため、業務効率もアップします。
 

BCP(事業継続計画)に活用

WEB会議システムは、災害などの緊急事態が起こった際のBCP(事業継続計画)対策に活用できます。
 

実際に新型コロナの蔓延によって外出の自粛が要請され、出社できなくなったビジネスパーソンの多くが、WEB会議システムを利用して在宅ワークをこなしました。
 

インターネット回線は災害に強いので、WEB会議システムを緊急時の連絡網として活用することもできます。
 

人手不足を補える

WEB会議システムによって、企業の人手不足をサポートすることが可能です。
 

企業にとって人材は財産ですが、転職や退職、出産や子育て、介護などで人材不足に陥るケースが増えています。
 

色々な事情によって出勤できなくなっても、WEB会議システムがあれば在宅ワークができるので人材不足をサポート可能。
 

またWEB会議が利用できれば、遠隔地の人材も雇用しやすくなって人材不足を防げることでしょう。
 

WEB会議システムを選ぶポイント

WEB会議システムには色々なツールがあります。どのツールにするか迷う方も多いので、選ぶ時のポイントを5つに絞ってご紹介しましょう。
 

基本的なポイントばかりなので、選ぶ時の参考にしてください。
 

映像と音声の品質

WEB会議システムを選ぶ上で最も重要なポイントは映像と音声です。WEB会議をストレスなく行うためには、実際の会議に近い映像と音声が必要になります。
 

ほとんどのWEB会議システムではトライアル期間が設けられているので、映像と音声がクリアであるか、途中でブツ切れにならないかなど、チェックしてください。
 

もしストレスを感じるようなら、別のWEB会議システムに変更する必要があるでしょう。
 

誰でも使える利便性

WEB会議システムの利便性を高めるためには、誰でも簡単に使えるというのが大事なポイントになります。
 

専門的な知識のある情報システム担当者を頼るのではなく、誰でもストレスなくWEB会議に参加できることが必要です。
 

WEB会議システムを選ぶ時は、利用するシーンや目的、課題などをあらかじめ確認してください。
 

必要な機能が備わっている

WEB会議システムには会議に便利な機能が色々と備わっています。そのため、選ぶ時は必要な機能があるかどうかをチェックしてください。
 

便利な機能としてはホワイトボード画面、複数拠点同時発言機能、議事録録音機能などがあるとリアル会議に近くなります。
 

またWordやExcelファイルの共有機能やチャット機能などがあると、さらに充実したWEB会議が行えるでしょう。
 

ツールとの連携

WEB会議システムをより使いやすくするために効果的なのが、他のビジネス用ツールとの連携です。
 

会議の内容によってはスケジュール管理やプロジェクトの進捗管理が必要になる場合も。
 

例えばGoogleカレンダーやOffice365などのツールと連携できれば、WEB会議はより便利に、スムーズに行えます。
 

また、社外のメンバーが参加する時は、他社のWEB会議と接続できるかどうかも確認が必要です。
 

導入費用

WEB会議システムの導入にはコストがかかります。どのくらいの導入費用が必要になるかを事前にチェックしてください。
 

付帯する機能や参加人数によって月額料金が変わるので、会議の内容や目的を明確にしておくことが大事です。
 

また、無料のWEB会議システムを使う時は利用制限をチェックしましょう。
 

オプション追加によってかえってコストが高くなることもあるので、費用対効果のよいシステムを選んでください
 

WEB会議システムでシェアがNo.1の「Zoom」

zoomについて
 

WEB会議システムの中でもトップシェアを誇るのが「Zoom」。これからWEB会議システムを導入するなら、まず候補にしたいツールの1つです。
 

トップシェアにふさわしい機能や特徴、コストなどについてご紹介しますので参考にしてください。
 

特徴

WEB会議システム「Zoom」の特徴は、シェア率が非常に高いという点です。
 

日本国内だけでなく世界的にもリモートワークが広がっている中で、多くの企業や個人が「Zoom」を使用しています。
 

他社とのWEB会議を行うに当たって、同じインターフェイスであるというのは大きなメリットです。また、同じ機能が使えるので会議がスムーズに行えます。
 

使い勝手の良さも「Zoom」の特徴で、参加者はURLをクリックすればアカウント不要で会議に参加可能
 

参加人数の多さも際立っており、無料プランでも100名。有料プランなら最大1,000名まで会議に参加できます。
 

機能


 

WEB会議システム「Zoom」は機能性においても高い評価を得ています。特に注目したいのは様々な外部ツールと連携して使えるという点です。
 

Googleカレンダーをはじめ、Dropbox、Slack、Office365など、ビジネスに欠かせない外部ツールと連携させて使えるので、ストレスなくミーティングが行えます。
 

またメンバーが発言中でも会議を邪魔しないで質問や相談ができる「チャット機能」、画面上へ自由に書き込みできる「ホワイトボード機能」を搭載。
 

他にも会議の最中にグループを作って打ち合わせができる「ブレイクアウトルーム機能」など、WEB会議が効率的に進められる各種機能が充実しています。
 

費用(コスト)


 

WEB会議システム「Zoom」には無料プランがあるので、コストを抑えたい場合に便利です。
 

「無料プラン」でも最大100名まで会議に参加でき、最大40分のグループミーティングが可能。1対1のミーティングは無制限です。
 

小規模チームの場合は年間ライセンスが20,100円の「プロプラン」、年間ライセンスが26,900円の「ビジネスプラン」、年間ライセンスが32,300円の「企業プラン」から選べます。
 

会議参加メンバーの人数や会議内容・目的によってプランを選んでください。
 

セキュリティ

 

WEB会議システムにとってセキュリティはとても重要です。
 

Zoomでは「Zoom5.0」がリリースされており、暗号化技術の専門家や研究者などの協力によって、よりセキュリティが強化されています。
 

例えばホストが、ミーティング中でもセキュリティ設定が変更できるボタンを1つに集約。
 

他にも、コントロールバーにはセキュリティ設定をまとめたボタンが配置され、管理しやすくなっています。
 

口コミ

WEB会議システムを選ぶにあたっては、実際に利用しているユーザーの口コミが参考になります。
 

良い点として多いのが、アプリがなくてもURLで簡単に接続できること。
 

他には、通信が途切れず快適に会議が行えることや3人以上の会議でも45分までは無料で使えること、録画やチャットなどの機能の充実などが声として多いです。
 

悪い点としては、セキュリティ面の不安や音声の乱れ、画像があまり良くないなどが報告されています。
 

WEB会議システムを無料で使える「Google Meet」


 

WEB会議システムの中で利用者が増えているのが「Google Meet」です。なぜ利用者が増えているのか、特徴や機能などについてご紹介しましょう。
 

「Google Meet」はGoogleアカウントさえあれば無料で使えるのが魅力。
 

他にも、Webブラウザで機能が利用でき、アプリをダウンロードしなくても手軽に使えるなどの特徴を説明します。
 

特徴

WEB会議システム「Google Meet」の特徴は、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で使えるという点です。
 

専用アプリをインストールしなくても全ての機能がPCのブラウザで利用できます。
 

PCがあればどこでも簡単にWEB会議へ参加できますが、スマートフォンから参加する場合はモバイルアプリが必要です。
 

また「Google Meet」ではWEB会議だけでなく、ライブストリーミングによる大規模なオンラインイベントも開催できます。
 

機能

 

WEB会議システム「Google Meet」は無料プランでも会議に必要な基本機能がそなわっています
 

参加者は音声通話かビデオ通話を選択できますし、チャットでの会話も可能です。
 

また、任意で画面の共有や会議中の自動字幕起こし、ホワイトボードも使用できます。
 

さらに有料プランになると、ライブストリーミング機能やブレイクアウトルーム機能、会議の録画・保存も可能です。
 

費用(コスト)

WEB会議システム「Google Meet」は基本的に無料で利用できます。コスト削減したい場合に便利です。
 

ただしGoogleが提供しているビジネスツールの「Google Workspace(旧G Suite)」を使っているユーザーは、より機能の充実したプランを利用できます。
 

個人利用なら無料の「Google Meet」で十分ですが、ビジネス利用の場合は有料の「Google Workspace Essentials」や「Google Workspace Enterprise」がおすすめです。
 

セキュリティ


 

WEB会議システム「Google Meet」では様々な対策によってビデオ会議の安全性が確保されています。
 

長さが10文字で25の文字集合による会議コードが使用されているので、コードの特定は困難です。
 

また会議参加者にも制限が設けられており、Googleアカウントを持たないユーザーは参加できません。
 

さらに、基本的にMeetユーザーはGoogleの高度な保護機能プラグラムに登録可能となっており、安心して利用できます。
 

口コミ

WEB会議システム「Google Meet」の口コミ評価では全体的に満足度が高く、多人数で同時のコミュニケーションがやりやすいという評価が多いです。
 

また初心者でも簡単に扱える点も評価されています。
 

不満点としては、バーチャル背景機能などがないといった、拡張面でのコメントが多いです。
 

WEB会議システムに便利なアプリとの連携に強い「Teams」

teamsについて
 

WEB会議システム「Teams」はMicrosoftのオンライン会議用ツールです。
 

Windowsを利用しているユーザーとの親和性が高く、「Zoom」や「Google Meet」に引けを取らない、WEB会議システムを代表するツールです。
 

「Teams」の特徴や機能、Office365との連携による使い勝手の良さなどについてご紹介します。
 

特徴

WEB会議システム「Teams」の特徴は、Microsoftが提供しているツールということでしょう。
 

ビジネスに必須のソフトである「Office365」との連携がスムーズに行えるため、「Word」「Excel」「PowerPoint」などのアプリが活用できます
 

他のWEB会議システムに比べて機能も充実しており、より円滑にコミュニケーションが取りやすいツールです。
 

機能

 

WEB会議システム「Teams」では会議に必要なほとんどの機能が使えます。チャット機能は1対1からグループチャットまで対応可能です。
 

ビデオ会議はもちろん、音声のみの通話も選択できます。
 

会議記録のレコーディングやファイルの共有、また動画配信をはじめとするライブイベントの開催など、活用次第で使用範囲が広がるでしょう。
 

何より心強いのは「Office365」に含まれる様々なツールや機能と連携できることです。
 

費用(コスト)

WEB会議システム「Teams」にも無料プランがあります。
 

会議時間は60分、最大参加人数は100人、最大10GBのクラウドストレージが使えるなど、無料でも十分満足できるプランです。
 

ビジネス用としては「Microsoft365 Business Basic」が540円(ユーザー/月)、「Microsoft 365 Business Standard」が1,360円(ユーザー/月)となっています。
 

いずれもMicrosoft365の中に「Teams」が含まれている形式です。
 

個人使用や小規模の会議なら、無料プランでコストを抑えられます。
 

セキュリティ

 

WEB会議システム「Teams」には無料プランでも管理者がセキュリティ管理できるツールが備わっています
 

会議の妨げになる要因の排除や、出席者への権限の付与、匿名ゲストの拒絶など、安全な会議運営が可能です。
 

また、機密性の高い情報やデータの損失防止など、多数のセキュリティ機能が搭載されています。
 

口コミ

WEB会議システム「Teams」の口コミでは、コミュニケーションが簡単にとれるという内容が多かったです。
 

テレワークがやりやすいという満足度の高さが目立ちました。
 

マイナス要因としては、スマホ版アプリでも社外の人を招待できるようにしてほしいなどの要望が散見されています。
 

WEB会議システムの料金一覧

無料 有料プラン(1ユーザー/月)
Zoom Pro

2,200円(年間)

Business

2,970円(年間)

企業

32,300円(年間)

Google Meet Google Workspace Essentials

8米ドル

Google Workspace Enterprise

お問い合わせ

Teams Microsoft 365 Business Basic

540円

Microsoft 365 Business Standard

1,360円

まとめ

WEB会議システムの導入は世界的なコロナ禍の影響によって、今やビジネスに不可欠となりました。
 

代表的な3つのWEB会議システムについて紹介してきましたが、いずれも在宅ワークに役立つツールです。
 

どのツールにも無料と有料があります。会議の参加人数や規模によってプランを選ぶ必要がありますが、とりあえず無料プランで試してみてはいかがでしょうか。

RECEPTIONISTユーザー必見!日程調整ツール「調整アポ」とは?使い方まで解説!

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「調整アポ」広報が使ってみたらメリットしかなかった件

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「ご都合の良い日時をください」は、
もう終わりにしましょう

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