アポイントメールで日程調整をする最新方法とは？高速かつ正確に行う秘訣

アポイントをもらうために

日程調整をメールで1つ1つの日程を手作業で

行うのが当たり前、という時代は終わりました。

DXが進んでいる現代では、

日程調整ツールを使って手作業ほぼ0で

日程調整を行い、アポイントをメールで獲得しています。

今回は、現代のアポイントメールで日程調整する方法について

簡単に紹介します！

アポイントメールの日程調整を自動化するツール

結論、日程調整ツール「調整アポ」を使います。

使うことで、以下４つのことがURLを相手に送るだけで

日程調整が完了し、アポイント獲得になります。

1. 空き日時のピックアップ
2. カレンダーに決まった日時を入力
3. WEB会議URLの発行
4. リマインドメール

なのでアポイントメールに

日程調整ツール「調整アポ」のURLを置くと

相手がそのURLから好きな日時を選ぶだけ。

それだけで日程調整が完了します。

アナログな日程調整で大変な↓

5/17 18:00~19:00

5/18 13:00~14:00

5/19 14:00~16:00

と送って↓

「日程が合わないです」

と言われて、

また日程候補を送る手間がなくなります。

言葉だけでは伝わらないかもしれないので

以下の動画をみるとわかりやすいと思います。

ツールの割には料金は安いので、

とりあえずココから料金表だけでも確認して

必要なタイミングで検討するのがオススメです。　

アポイントメールの日程調整を自動化している企業の事例を紹介

続いて、実際にアポイントメールの日程調整を

自動化している企業の事例を紹介します。

(1)株式会社ジョイゾー

株式会社ジョイゾーは、サイボウズ株式会社の公認SIパートナーとして、おもにkintone（キントーン）を活用したシステム開発やサービスを提供する企業です。

日程調整を手動でやっている時は

Before

・スケジュールを1つ１つ目視しながら候補日を手作業でピックアップ

・複数人だと空いてる候補日を探すのが手間

・誤った候補日をスケジュールに入力してしまってた

・商談の機会ロスが発生していた

その後、日程調整ツールを導入して

After

・日程調整に費やしていた時間を20時間/月以上削減

・商談1ヶ月待ちも解消され、機会損失も無くなった

・捻出した時間で、他の業務にリソースを避けるようになった

という成果があったそうです。

(2)コミューン株式会社

続いて、コミューン株式会社はカスタマーサクセスプラットフォーム「コミューン」を提供して

いる企業です。

The Model方の営業活動をしている企業ですね。

日程調整ツールを導入する前は、

Before

・インサイドセールスからフィールドセールスに情報を提供する作業を効率化したかった。

・他のツールを使っていたけど、使いづらく無駄なコストが発生していた。

・ツールを使っていたが、コスト面に対して懸念があった

After

・メールなどのやり取りの回数が減る

・候補日程の仮押さえや予約解除などの工数がなくなる

・商談前のリマインドメールを自動化できる

・導入するだけで数十時間の工数削減が実現できた

などの成果があったそうです。

アポイントメールの日程調整を自動化するメリット

アポイントメールの日程調整をデジタル化することで

様々な効果があったという事例を紹介しましたが、

ここではそのメリットについてまとめておきます。

１、有効時間が生まれる

アポイントメールの日程調整をデジタル化すると、

これまで日程調整にかけてきた時間が効率化されて

他の仕事に時間を使えるようになります。

２、ミスがなくなる

システムにより、正確にカレンダー反映や

リマインドメールが送られるので、

ダブルブッキングや日時ミスがなくなります。

３、コスト削減

日程調整は意外と時間がかかりますし

その分、人件費が必要になります。

結論：アナログで消費しない環境へ

アポイントメールを送る時にアナログな手打ちをしている企業は

かなり減ってきていると思います。

「日程調整ツール」と検索するユーザーは

ここ2年ぐらいで3倍以上に増えています。

さらに、弊社の日程調整ツール「調整アポ」も

ユーザーがどんどん増えている状況です。

そのおかげもあり、2022年の最強ITツールでは

第2位に選出されていました。

業務はどんどん効率的になってきてますね。

ぜひ、この機会にアポイントメールの日程調整を

改善するキッカケにしてください！

最後までご覧いただき

ありがとうございました。