日程調整ツールとSalesforceを連携し営業活動を効率化しよう

Salesforceを利用して、企業の営業活動の要といえる日程調整を自動化できることをご存知でしょうか？ 顧客との商談などのアポ獲得を効率的にすすめたいなら、日程調整ツールが便利です。 本記事では、手間と労力のかかる日程調整にまつわる管理業務を効率化する方法についてご紹介します。   

Salesforceでアポ獲得の流れを効率化する3つの方法

ここでは、アポ獲得の流れを効率化できる3つの方法について以下のとおりご紹介します。  では、それぞれについて見ていきましょう。 

1. 業務効率化の1歩はカレンダーの共有から

Salesforceには、省力化や自動化に役立つ様々な機能が搭載されています。 日程調整にかかる業務を効率化したいなら、まずはグループカレンダーの共有について検討しましょう。 例えば営業チーム内でカレンダー共有を行えば、個々の営業活動の予定や実際が可視化されることから、上司がSalesforce上で把握できるようになります。 つまり上司へ報告する必要がなくなり、業務効率化につながるというわけです。 Salesforceでは、システム管理者がグループカレンダー機能のレベルを設定できます。 グループ内でそれぞれのカレンダー情報にアクセス可能な範囲をコントロール可能です。 また個々のユーザーが選択したカレンダー共有オプションによってもアクセス権は異なります。 2022年5月現在、Salesforceでは新旧2種類のインターフェースを利用できます。 ここではインターフェースごとにカレンダーの共有方法について見ていきましょう。 

新バージョン「Lightning Experience」での共有

 Lightning Experienceのカレンダータブをクリックし、画面右下で「私の行動」と示されているのが自分自身のカレンダーです。  自分のカレンダーを共有する場合には、「私の行動」横のオプションから「カレンダーの共有」をクリックし、共有先を選んでアクセスレベルを設定します。 続いて「アクセス権のあるユーザー」をクリックし、カレンダーへのアクセス権のあるユーザーとそのアクセスレベルが確認できたら「完了」をクリックしましょう。  共有カレンダーあるいはユーザリストを追加すると、複数のカレンダーを1度に自分のカレンダービューに重ねて表示できるようになります。 同僚など自分以外のユーザーのカレンダーを表示する場合には、「他のカレンダー」横のオプションから「カレンダーを追加」を選択してください。 行動を把握したい他のユーザーを選択し、「追加」をクリックすれば共有カレンダーを追加できます。 

旧バージョン「Salesforce Classic」での共有

 Salesforce Classicにおける共有方法は、「私の設定」から行います。  「私の設定」をクリックすると、画面左に詳細メニューが展開されます。  「カレンダーの共有」から設定を行いましょう。 

2. 日程調整を高度に自動化できるSmart Appointment

 リード獲得を逃さないためにも、申し込みがあれば早朝深夜や休日を問わず日程調整を完了させたい人もいるでしょう。 日程調整の手間を自動化できる 「Smart Appointoment」を、Salesforceストア「AppExchange」で入手するのも1つの方法です。 例えばWebフォーム経由で問い合わせを受け付けたら、Smart AppointmentのURLを添付したメールを自動で送信するほか、Salesforceにリードを自動登録できます。 また相手がSmart Appointmentで日程を確定したら、Salesforceのカレンダーにその日程が自動登録される点も便利です。 

3. 外部の日程調整ツールと連携する

「調整アポ」「Jicoo（ジクー）」「eeasy（イージー）×ユーソナー」など、外部の日程調整ツールとSalesforceを連携させることでアポ獲得の流れを効率化することも可能です。 「eeasy」とSalesforceを連携するためには、「ユーソナー」も導入している必要があり、厳密には「eeasy」のみで連携はできません。 外部の日程調整ツールを選ぶ際には、連携できる業務支援ツールの豊富さをチェックしてみてください。 次に、調整アポの特長やSalesforceとの連携について詳しく見ていきましょう。

調整アポとSalesforceを連携して営業フローを効率化しよう

 ここでは調整アポとSalesforceを連携させることで、営業フローをどのように効率化できるのかご紹介します。 

商談アポの管理に調整アポを導入するメリット

まずは商談アポを効率よく管理するために、日程調整ツールの中でも調整アポを導入するメリットについてご紹介します。  

ミスが許されないというプレッシャーから解放される

 管理画面・予約画面やフォントなど、調整アポのユーザーインターフェース（UI）は使い勝手がよく、心地よく感じるとの口コミをいただいています。 すぐれたUIは、社内だけでなくリードや既存顧客にも好印象を与え、使いやすいと喜んでもらえる点はメリットだと言えるでしょう。 

誰でもできる業務を自動化することで顧客対応に時間をさける

 日程調整は、多少の向き不向きがあるものの誰でもできる業務です。 そこで調整アポで誰でもできる業務を自動化させれば、本来の業務や顧客対応により時間をさけます。 日程調整にまつわる顧客とのやり取りを正確に、かつ工程を減らせる日程調整ツールを活用すれば、他の業務の生産性を向上できる点がメリットです。 

日程調整にかかっているコストを削減できる

 調整アポなら、例えば複数人で日程調整を行う際に発生する「候補日の作成」「候補日選定のやり直し」といった作業にかかる時間コストを削減できます。 実際に時給に換算すると、かなりの削減効果があることが実感できるでしょう。 

費用対効果の算出がしやすい

 調整アポの料金プランは、アカウントごとに定額で設定されています。そのため費用対効果の算出がしやすいのがメリットです。 削減可能な工数を人件費に換算すれば、社内コンセンサスを形成しやすくなります。 

新規顧客との商談機会が増える

 調整アポを導入すると、相手先が気軽にアポをとれるようになります。 日程の確定メールにはキャンセルボタンが用意されていないので、メール上で簡単にキャンセルが発生することはありません。 従来であれば対面が当たり前であった商談もWEB会議で行える時代になり、WEB会議URLを自動発行できる調整アポなら、商談の機会が増えるでしょう。 

商談前の準備を効率化！Salesforceとの連携でできること

Salesforceを利用中の企業であれば、次のような効率化を実現できます。  

Salesforceと調整アポの連携方法

Salesforceとの連携は、エンタープライズプラン以上であればご利用になれます。連携方法は次のとおりです。 Salesforce側で、「コンシューマ鍵」と「コンシューマの秘密」を「接続アプリケーションを管理する」画面から入手しておきます。  Salesforceシステム管理者としてログインを維持しながら、調整アポ側で「RECEPTIONIST管理画面」を開いてください。 管理者メニュー＞来訪者設定＞来訪者連携タブへと進み、「Salesforce」右側にある3つのドットをクリックします。  Salesforce側で入手した「コンシューマ鍵」と「コンシューマの秘密」を①と②にそれぞれ入力します。 連携完了と表示されたら、Salesforceとの連携設定は完了です。

まとめ

Salesforceと日程調整ツールを組み合わせれば、商談などのアポイントメントの日程調整で発生する工程を大幅に削減できるようになります。 ヒューマンエラーによる誤送信や誤共有を防ぎ、ミスが許されない心理的なプレッシャーから解放されるためにも、調整アポの導入をご検討くださいませ。 調整アポについての詳しい資料は、弊社サイトの「資料をもらう」からダウンロードしていただけます。 請求フォームの入力項目は少なく、簡単に入手していただけますのでぜひお問い合わせください。