Garoon連携で案件管理を一元化。月20時間の工数削減と機会損失0を実現

サイボウズ株式会社の公認SIパートナーとして、おもにkintone（キントーン）を活用したシステム開発やサービスを提供する株式会社ジョイゾー。『システム39』を始めとするアジャイル型の開発により、「顧客に寄り添い、課題解決を目指すシステム開発」を実現しています。
2018年にサイボウズ Garoon（ガルーン）を導入したジョイゾー様が、調整アポをどのようにご活用いただいているのかインタビューしました！

相談件数増加によって商談が1ヶ月待ちに。
アナログでの日程調整に限界

　ー日程調整ツールを導入する前は、どのように日程調整をされていたのでしょうか？
 

四宮：Garoon導入以前は、Googleカレンダーでスケジュール管理をしており、個人での管理は問題ありませんでしたが、チーム単位での管理がしにくいと感じていました。
 

kintoneとの連携が可能で、スケジュール管理機能が高いGaroonを導入してからは、チームスケジュールの可視化は可能になったものの、「日程調整」は煩雑なままでした。
 

というのも、当時はGaroonに登録されている個人のスケジュールを1つずつ目視しながら、空いている候補日を手作業で抽出していたからです。
 

山本：候補日をピックアップした後、お客様にアポイントのメールをしますが、複数人の空き日程を探すのが手間な上に、誤った候補日を設定してしまうなどのミスが発生していました。
 
 

　ーそのような課題があった中で、日程調整ツールの導入を検討されたきっかけをお聞かせください。
 

四宮：kintoneを活用した初回無料の定額制対面開発『システム39』の相談件数がここ1~2年で急激に増加し、効率的なスケジュール管理が急務になったことがきっかけです。
 

商談を設定するにもスケジュールが全く空いておらず、商談が1ヶ月待ちになることもありました。人の目で空き時間を抽出するため、実際は使える時間があるのに漏れてしまうという機会ロスも発生していましたね。

他にないGaroon連携の日程調整ツールと特に便利な2つの機能

　ー日程調整の課題を抱える中、どうやって調整アポを見つけられましたか？
 

四宮：『システム39』の問い合わせが増加していく中で「このままの日程調整の方法ではまずい」と感じ、2021年の秋頃から情報収集を始めましたが、Garoonと連携する日程調整ツールは見つかりませんでした。
 

そんな中、2022年1月に「日程調整ツールとGaroonが連携を開始した」というプレスリリースを見つけて、この調整アポにすぐ問い合わせをしたんです。
 
 

　ー調整アポ導入の決め手となったのはどのような点ですか？
 

やはり1番のポイントは、Garoonとの連携機能です。
 

四宮：当初は、GaroonとGoogleカレンダーを連携させてそこと調整できるツールを探したり、自前でシステムを開発することも考えましたが、同期の難しさやメンテナンスの大変さを考慮すると、信頼できる外部のサービスを利用するのが得策だと思いました。
 

散々調べましたが、Garoonと連携している日程調整ツールは調整アポだけでした。
 
 

　ートライアルを体験いただき、他に優れていると感じられた機能はありますか？
 

四宮：私達はチームでの日程調整を前提としていたので、複数人で遂行するプロジェクトを効率化できる機能は非常に魅力的に感じました。
 

とくに、以下の2つの機能は便利だと思います。
 

・ランダム調整機能
・日程確定後のメール通知機能

たとえば、ランダム調整機能を使えばプロジェクトに関わるメンバーの中から誰か1人を案件にアサインしたい場合、スケジュールが空いている人が自動的に抽出されます。
 

人の手で割り当てると主観的な考えに左右されやすいですが、ランダム機能を使えば効率的かつ平等に仕事をアサインできます。
 

また、確定した予定を関係者に通知する機能も便利だと感じました。実際の会議には参加せずとも、通知があることで「いつ、誰がプロジェクトに参加するか」が分かるので、プロジェクトリーダーやアシスタントが進捗状況を把握する際には効果的です。

「調整アポ×Garoon×kintone」で
案件管理の一元化に成功

　ーそれでは、調整アポのご利用状況についてお聞かせください。どの部署・職種の方がご利用いただいていますか？
 

山本：調整アポを一番利用しているのは『システム39』の開発チームです。
 

お客様から問い合わせがきたら、URLをお客様へ送り、商談日程を選んでいただきます。日程調整は1営業日あたり4〜5件は発生しています。
 

四宮：調整アポで日程が決まると、Garoonのスケジュール管理画面に自動的に予定が登録されます。次にGaroonに登録された予定に、kintoneで管理している案件情報を反映させます。たった2クリックで、スケジュールと案件の紐付が完了です。
 

この簡単な操作によりGaroon上で案件のスケジュールと内容が一目で分かり、情報が一元管理できるため、無駄な作業が発生しません。
 
 

　ー調整アポを実際に使っていて便利だと感じる点はどのような点ですか？
 

四宮：実際に利用してみて便利だと感じた機能は、以下の2つです。
 

・バッファ機能
・空き時間判定機能

バッファ機能は、決まっている予定の前後に予約が入らないようにする機能です。
 

『システム39』は基本Zoomでの対面開発のため、Web会議によくある打ち合わせが連続してしまうケースが起こりうるのですが、バッファ機能を使うことでそれを回避し、その分1つ1つの打ち合わせの質を向上させることにより集中できます。
 

同時に、「空き時間判定」という機能もよく使用します。たとえば、作業時間として確保しているけど打ち合わせを入れてもいい場合は、頭に「打ち合わせ可」とキーワードを入れておきます。すると調整アポは「予約可能な時間枠」として認識してくれるので、臨機応変に時間を使えます。
 

個人の働き方に合わせて細かな設定ができる点がありがたいです。

20時間以上/月の工数削減！
削減以上に得られた導入効果とは？

　ーそれでは、調整アポを導入して得られた効果についてお聞かせください。
 

山本：調整アポ導入によって、具体的には
 

・日程調整に費やしていた時間を20時間/月以上削減
・商談1ヶ月待ちも解消され、機会損失も無くなった
・捻出した時間で、他の業務にリソースを避けるように

といった効果が得られました。
 

1件あたり10〜15分かかっていた日程調整が、メールを1本送るだけで済むようになりました。1日4〜5件あったと考えると、単純計算でも40〜50分/日の時間削減ができています。
 

さらに、これまでアナログでやってきたWEB会議対応やリマインドなどの工数も含めると1時間/日以上、つまり月換算で20時間以上の工数削減につながっています。
 

四宮：弊社のように予定が常に詰まった状態で空き日程を探すとなると、非常に工数がかかります。調整アポの導入後は、業務効率が格段に上がりました。
 
 

　ーお客様とのやりとりに関してはいかがでしょうか？
 

山本：お客様とのやりとりの中で日程調整のミスが無くなり、ご迷惑をかけることがなくなったのが1番ありがたいです。調整アポ導入後は商談に1ヶ月もお待ちいただくという事態は生じていません。
 

四宮：先方の返答待ちなどによるスケジュールの仮押さえも減ったことで、効率的に商談を進められ、機会損失も避けられています。調整アポの導入は、弊社にとってもお客様にとってもメリットしかないと思います。
 
 

　ー調整アポ導入により効率化した時間は、どのように活用されていますか？
 

山本：それまでアシスタント業務のみに注力していた『システム39』の開発アシスタントが、捻出した時間を利用して新たに広報業務を担当できるようになりました。効率化が進むことで、少ないメンバーでも横断的に複数のタスクを掛け持つことができ、非常に助かっています。

効率化の先にある顧客満足度向上のため。
Garoonユーザーなら調整アポ

　ーお客様からの開発ニーズを叶えるべく、調整アポがどのように貢献できているのかをお聞かせください。
 

四宮：弊社が提供している『システム39』は、1回2時間、計3回の打ち合わせでシステムを開発していくサービスです。日程のやりとりが複数発生するため、打ち合わせ時に日程が決まらない場合は調整アポの使用が効果的です。
 

効率的な日程調整を可能にし、スピード感を持ってシステムの開発を進められるという点では、調整アポの顧客満足度に対する貢献度は高いと言えます。
 
 

　ー最後に、調整アポを検討しているGaroonユーザー企業へ一言お願いします。
 

四宮：Garoonは、複数人のスケジュール管理に優れたグループウェアです。多くのSaaSが溢れている中で、Garoonをメインのツールとしてスケジュールやタスク管理を一元化したいという企業は少なくないと思います。
 

調整アポは難しい設定や拡張機能なしに、Garoonの持つスケジューリング機能を最大限に活かし、さらなる業務効率化を可能にしてくれます。Garoonユーザーは、調整アポを一度試してみればその優れた価値が分かると思います。
 

　ー有難いお言葉をいただき、ありがとうございます！