スケジュール管理はビジネスに必須！上手い人が活用しているツールとは

スケジュール管理が上手い人は、基本的に期日に遅れることはありません。
 
仕事の成果を出すスピードは速く、効率よく業務を行っているように見えますが、下手な人との違いは何なのでしょうか？
 

本記事では、ビジネス上でスケジュール管理を効率的に行うヒントを解説します。
 

ビジネスにおけるスケジュール管理の目的とは？

そもそも仕事において、スケジュール管理はなぜ必要なのでしょうか？
 

目的や得られる効果を理解できれば、スケジュール管理へのモチベーションがわいてくるかもしれません。
 

ここでは、次のとおりスケジュール管理の目的を3つご紹介します。
 

1. 作業目標を確実に達成
2. ムダを減らして業務効率化・コスト削減
3. 共有によるスムーズな連携・協力

では、それぞれの目的について見ていきましょう。
 

1.作業目標を確実に達成

スケジュール管理の目的は、タスク（課された仕事）や予定を期日までに確実に完了させることです。
 

顧客との契約どおりに自社の商品やサービスを提供できなければ、企業の信用問題にかかわります。
 

そこで、取りかかる順序やタスク完了までにかかる時間などを管理して、与えられた期間内に確実に実行することが重要だというわけです。
 

また期日や納期を忘れたり、予定が重複したり、処理できない量のタスクを抱えたりすることを防ぐ効果もあります。
 

またタスクはこなせばいい、というものではありません。
 

クオリティを落とさずに効率よくタスクを完了させるためにも、社会人にとってスケジュール管理は必須です。
 

2.ムダを減らして業務効率化・コスト削減

スケジュール管理では、「いつまでに何をやるべきなのか」「作業目標を達成するために何が必要なのか」を明らかにします。
 

リスト化したタスクそれぞれにかかる時間を把握し、予定表に割り振りをすれば、ムダな時間や見落としを防止できるようになります。
 

スケジュール管理によって効率的な進め方を考えられるようになり、業務効率化・コスト削減につながるというわけです。
 

3.共有によるスムーズな連携・協力

個人だけでなくチーム全体でスケジュールを共有することで、スムーズな連携・協力を実現できます。
 

実際のビジネスの現場では、1人で完結できる業務はほとんどありません。チームメンバーや他の部署と連携しながら、業務を遂行する必要があるケースがほとんどです。
 

スケジュールを全体で共有できていれば、後工程を担当するメンバーもスケジュール管理がしやすくなります。
 

他部署や取引先の時間のコストに配慮しつつ業務を遂行するためにも、各人がスケジュール管理を行い共有することが欠かせません。

スケジュール管理が上手い人の特徴2つ

スケジュール管理が上手い人は、実際にどのように業務を進めているのでしょうか？
 

ここでは、スケジュール管理が上手い人の特徴を次のとおり2つご紹介しますので、効率よく業務を進めるために参考にしてください。
 

• 緊急性と重要性から正しく優先順位をつけられる
• 現状分析を行い業務の量と必要な時間を把握している

では、それぞれの特徴について見ていきましょう。
 

1.緊急性と重要性から正しく優先順位をつけられる

スケジュール管理が上手い人は、まずタスクの緊急性や重要性を見極め、優先順位を決める習慣づけがなされています。
 

他部署にも影響が出るようなトラブルへの対処や、重要度の高い取引先から依頼されている業務はなるべく早めにとりかかるわけです。
 

抱えているタスク全体のバランスを見て、正しく優先順位をつけて進めていくことで、進捗状況や時間配分を調整しています。
 

優先順位の高いものから順に、割り振られたスケジュール通りに仕事をこなせばいいのでムダがありません。
 

2.現状分析を行い業務の量と必要な時間を把握している

スケジュール管理の上手い人は、常に現状分析を行い、抱えているタスクの量とタスク完了までに必要な時間を把握しています。
 

定められた期日や納期までの時間から逆算して、少し早めに完了できるように予定表にタスクを割り振りしているのです。
 

ときには不測の事態が起きて、イレギュラーな対応を迫られることがあるでしょう。
 

早めにタスクを完了できるようにしていれば、イレギュラーな対応に時間を割くことになっても、さほどの遅れを出さずにすみます。
 

やるべきことが常に見えているので、どのような変化が起きても本来集中すべきタスクにリソースを割けるのです。

スケジュール管理が上手い人が活用する2つのツール

スケジュール管理が上手い人が活用するツールは、主に次の2つです。
 

1. スケジュール管理アプリ
2. 日程調整ツール

では、それぞれのツールについて見ていきましょう。
 

1.スケジュール管理アプリ

GoogleカレンダーやMicrosoft To-doなど、ビジネスに適したグループウェアなどのスケジュール管理アプリを使用する方法です。
 

アプリを使えば、場所や時間に関係なく取引先や社員間でスムーズにスケジュールの共有を行えるようになります。
 

無料で使えるものもあるので、ぜひチェックしてみてください。通知機能を活用すれば、タスクや予定の対応漏れが起きる心配はありません。
 

近年ではスマホを持ち歩くことがほとんどですから、あえて手帳やペンを持ち歩くのは面倒だという人にぴったりです。
 

業務効率化に役立つ数多くのアプリが登場しているため、使い方に悩まないよう導入後に直感的に使えるアプリを選びましょう。
 

また業務効率化のためにも、使用中の他のアプリと連携できるかどうかといった視点で選ぶことも検討してみてください。
 

2.日程調整ツール

日程調整専用のツールがあれば、お互いに都合の良い日程を簡単に決定できることをご存知でしょうか。
 

日程調整専用のツールを導入すると、次のようなメリットがあります。
 

• スケジュール調整は、相手に都合のいい日を選んでもらうだけ
• コミュニケーションやスケジュール管理にかかる工程を削減できる
• 複数人がからむ日程調整も簡単にできる
• ダブルブッキングなどスケジュール管理のミスは発生しない

ビジネスにおいて面談・面接や打ち合わせなどの日程調整には、次のような手間がかかりなかなか面倒な作業です。
 

• 自分のスケジュール確認と打ち合わせ候補日時間の抽出
• 候補日の仮押さえ
• 候補日で都合がつくかどうか相手に連絡
• 相手から返答をもらい打ち合わせ日時を確定
• Web会議であればURLを送信する

上記の通り、お互いに最適な日程を決めるためには、候補の日時を洗い出した上で相手の都合とすり合わせなければなりません。
 

日程調整の作業自体は単純ですが、日程を交渉しなければならず、候補日に不一致が生じると、何度も相手先とやり取りすることになります。
 

日程調整にかかる手間は地味な作業なので、大したことはないと思いがちです。
 

しかし実際に日程調整ツールを使ってみると、迅速にスケジュールを共有できるなど大幅な業務効率化を実感できるでしょう。

スケジュール管理・日程調整におすすめのツール

さまざまな日程調整ツールが登場していますが、なかでもおすすめは『調整アポ』です。
 

調整アポなら、日程調整から当日までのフォローアップを自動化してくれます。
 

複数人の調整においても空日時が自動的に表示されるほか、「調整アポ」のURLを送信して相手が選べば日程調整が完了するシンプルさがポイントです。
 

調整アポが候補日を自動抽出したページをURL化するので、そのURLをメールに添付したり公式サイトに埋め込んだりできます。
 

確定したイベントの予定や入力情報などは、調整アポとシステム連携した他のサービスへ自動的に反映可能です。
 

たとえば下記のWeb会議ツールと連携すれば、相手側が候補日を選ぶとWeb会議URLが自動発行されて双方に通知されます。
 

• Zoom
• Teams
• Google Meet
• Webex

またカレンダーアプリと連携させれば、ダブルブッキングなどのスケジュール管理のミスも発生しません。
 

さらにカンタンに日程調整を完了できる調整アポを通じて、相手先も自社に対してポジティブな印象を抱いてくれるでしょう。
 

調整アポについて詳しくみてみる

日程調整ツールでアポの予定管理・調整を効率化しよう

スケジュール管理が下手な人は、取引先や社内の関連部署の時間的なロスを発生させることになります。
 

業務効率化と生産性向上に向けて取り組むためには、スケジュール管理を避けて通ることはできません。
 

さまざまなツールのなかでも日程調整ツールは使い方が簡単で、日程交渉時のムダな工程を一気に削減できるのでおすすめです。
 

「調整アポ」なら、自社のバックオフィスだけでなく日程を調整する相手先にも喜ばれます。
 

ツール導入によって大量の日程調整もカンタンにできるようになり、コスト削減効果を実感していただけるでしょう。