日程調整の時にメールの載せる候補日を選ぶのが　「非常にめんどくさい！！」　と、2019年頃の私は何度もそう思っていましたが、今では日程調整の候補日を選択するのをやめましたので日程調整でストレスを感じることはありません。　本記事では、日程調整メールの候補日を選ぶのがめんどくさいと感じる2019年の私のような方に向けてのDXをお伝えしていきます。　

日程調整メールの候補日選びで消費する

日程調整で消費してる時間

日程調整メールの候補日を選ぶだけで、一ヶ月のうち何時間つかっているか計算したことありますか？　1回10分かかるとして、1日3件の日程調整をすると30分です。　それが20営業日だとすると「10時間」です。　10時間あれば資料の改善や顧客リサーチなど色々とできる幅は広がり、結果を出せて評価されて収入が増える可能性が高まりますね。　障害はそれだけではありません。　

集中力が一度切れると取り戻すまでに23分

集中して1つの仕事の完成度を高めるために時間を確保する必要があります。　日程調整の10時間があれば、少しでもクオリティを高められた仕事もあったのではないでしょうか？　カリフォルニア大学アーバイン校の研究結果（※）では、1度集中力が切れると、取り戻すまでに23分かかるという研究データがあります。　つまり、1つのことに集中できる環境を作らなければ仕事のクオリティをあげるのは難しくなるのです。　そう考えると、1つでも多くの業務を自動化させていくことが大切になってきますね。　その1つが日程調整です。　　※：UCI「The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress」https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf

日程調整メールに載せる「候補日を選ぶのをやめる」

日程調整をする時に、候補日をいくつか選んで載せますよね？　—----------- 以下の日程でご都合の良い日はありますか？ 6月11日 13:00~15:006月12日 11:00~18:006月13日 12:00~13:006月14日 17:00~18:00—-----------　カレンダーとメールを睨みっこしながらずっと自分と参加するメンバーの空き日時を選んでメールに書いていく。　これがめんどくさいので、それなら商談に参加するメンバーの空き日時を自動でピックアップしてもらいたい、、、　それを叶えるのが日程調整ツール「調整アポ」です。 　

日程調整ツール「調整アポ」とは？

日程調整をやめた結果　調整アポを使うと、GoogleやOutlookカレンダーと連携して商談に自分と参加するメンバーの空いてる日時が表示される予約ページが作れます。　　↑こんな感じで空いてる日時だけが表示されて相手は好きな日時を選べば日程調整完了です。 もうカレンダーとメールを睨めっこする必要はありません。　以下のようにURLを添えるだけでOKです！ 
【Before】—----------- 以下の日程でご都合の良い日はありますか？ 6月11日 13:00~15:006月12日 11:00~18:006月13日 12:00~13:006月14日 17:00~18:00—-----------
↓ 
【After】—----------- 以下の日程でご都合の良い日はありますか？ https:~（調整アポのURL）—-----------
　

日程調整後はどうなる？

日程調整完了後、自分と参加者のカレンダーに自動で日時が反映されます。　　また、WEB会議の場合は、ZoomやTeamsなどのWEB会議URLが自動発行されて参加者全員に送付されます。　必要であればリマインドメールも相手に自動送信できますので日程調整後のフォローアップも自動化されます。

日程調整メールに候補日を載せるのをやめた結果

日程調整メールに候補日を載せるフローをやめて、調整アポをつかって効率的な日程調整を行っている企業の事例をBefore、After形式で紹介します！　

（1）スマートキャンプ株式会社

　スマートキャンプ株式会社_調整アポ導入事例インタビュー　「アポの3割を自動化へ。営業本部長が話す日程調整ツールの魅力」　業種：Webメディア事業、インサイドセールス支援事業、イベント事業、他従業員数：170名　
【Before】（1）Googleカレンダーを見ながらメールでの日程調整をしていた（2）メールを見るのが遅くなると候補にあげていた日に別の予定が入ってしまうなど、不都合が生じていた。
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【After】（1）アポ獲得増加と工数削減を実現する「アポ獲得の自動マシン」（2）月に1〜2営業日分の削減につながっていると計算できる
 　

（2）株式会社visumo

　「膨大なコスト削減に成功し、アポ数が150%アップ。マーケティング施策で自動アポ獲得を実現」　業種：ビジュアルマーケティングプラットフォーム「visumo」を提供従業員数：20名 
【Before】（1）商談のための社内調整が課題。 ダブルブッキングも発生していた（2）日程調整中の仮予定を入れ忘れることによるダブルブッキングと、候補日に対し双方の予定が合わず、メールの往復が発生していた
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【After】（1）1週間で150分/1人×チーム11人。膨大なコストを削減できた（2）月100件くらいは調整アポからアポを取得し、社員によってはアポ数が150％上がった
 

日程調整メールに候補日を載せる時代は終了

日程調整メールに候補日を載せるのは終了です。　すでにビジネスシーンで、日程調整をアナログでやる人はかなり減ってきているのではないでしょうか。　Googleでも「日程調整ツール」と検索する人が、倍以上の数字になってきています。　実際に増えている証拠ですね。　本記事を機会に是非、日程調整を自動化しましょう！　まずは無料トライアルで体験してみてください！