Googleカレンダーに新たな進化！「予約スケジュール機能」で日程調整がもっと便利に！

Googleカレンダーに新機能が追加されたことをご存知でしょうか？
　
昨今、ビジネス現場での効率化が求められる中、Googleカレンダーに追加された「予約スケジュール機能」が大きな注目を集めています。

この機能により、社外のクライアントや取引先とも簡単に日程調整が可能になりました！

しかし、複数人での調整や複雑な日程の管理が求められる企業であれば、さらに効率化できるツールが必要です。

そこで本記事では、進化したGoogleカレンダーの予約機能について解説した後、
Googleユーザーが有料でも使う、日程調整ツール「調整アポ」との違いについて解説します！
　
新機能と「調整アポ」との違いを比較して、ぜひ最適な日程調整方法を見つけてください！

関連記事：「アポの3割を自動化へ。営業本部長が話す日程調整ツールの魅力」
　

Googleカレンダーに予約スケジュール機能が追加

ここでは、アップデートされたGoogleカレンダーの機能について見ていきましょう。

日程調整機能はGoogle Workspaceユーザー向け

2022年4月のアップデートで追加された予約スケジュール機能は、ビジネス向けグループウェアGoogle Workspaceユーザー向けのプレミアム機能です。

すでにGoogle Workspaceユーザーであれば、無料でGoogleカレンダーの新機能を使えることから、新たな日程調整ツールとして注目されています。

個人事業主の方など個人のメールアカウントでプレミアム機能を使用したい方は、Google Workspace Individualのサブスクリプションを契約すれば使用可能です。

なおBusiness Starterアカウントでは、日程調整機能を利用できないのでご留意ください。

Googleカレンダーの予約ページでスケジュールの空き状況を共有できることから、外部の取引先、クライアントやパートナーと日程調整する際に利用可能です。

Googleカレンダーの予約スケジュールでできること

メールアドレスさえあれば誰でも予約枠を予約できるほか、予約ページが自動的に更新される点が、Googleカレンダーの予約スケジュールのメリットです。

Googleカレンダーの予約スケジュールが使えるようになると、次のようなことが可能になります。

ビデオ会議を選択した場合には、該当する予約にGoogle MeetのURLが自動的に追加されることから、手動でリンクを発行する手間を省けます。

アポの時間が変更になった場合に自動で予約ページが更新される上、更新通知をメールで受信できるのでとても便利です。

Googleカレンダーの日程調整機能の使い方

ここでは、Googleカレンダーの日程調整機能の使い方を見ていきましょう。

予約スケジュール機能を利用可能なサブスクリプションを契約すると、「作成」メニューに「予約スケジュール」が追加されます。

「予約スケジュール」をクリックすると、2ページにわたるフォームが開きます。

フォームでは、以下の項目を設定可能です。

終日予約を受け付けたくない日があれば、マイナスネジ形状のアイコンをクリックすることで終日予約不可にできます。

できるだけ近い日程で面談などのミーティング・スケジュールを組みたい場合には、予約の受付開始日のチェックボックスをオフにしましょう。

そうすればいつでも予約できるようになるので、直近で会議のスケジュールを組むことが可能です。

項目をすべて設定したら「次へ」をクリックします。2ページ目では、面談方法を選定したりミーティングについてコメントを記載したりできます。

自社のサービス概要などの説明を加えておけば、共有された予約ページの上部に表示されるので面談を予約する人が事前に確認できます。

予約フォームの項目のカスタマイズも可能です。電話番号などを必須項目として加えることもできます。

「保存」をクリックすると、予約ページへのURLが自動的に生成されます。「予約ページを開く」をクリックして、予約ページを確認しましょう。

予約ページのURLをコピーしてメールなどで共有すれば、共有された人は誰でも閲覧したり予約を確定したりできます。

予約したい予約枠をクリックすると予約フォームが立ち上がります。

予約が確定すると、予約フォームに入力したメールアドレス宛にGoogle MeetのURLが添付された予約確認メールが届きます。

なお予約済みの予約枠は、予約ページから消えるためダブルブッキングが発生する心配はありません。

Google連携で日程調整をさらに効率化する「調整アポ」

Googleカレンダーの新機能について見てきましたが、ここからはGoogle Workspaceユーザー向けに日程調整をさらに効率化する法人向け日程調整ツール「調整アポ」をご紹介します。

これまでお伝えした機能に加えて、様々な効率化&自動化が可能です。

Googleの予約機能だけでは実現できない複数人で使える機能が実装されており、とくに法人様であれば工数を大幅に削減できるサービスとなっています。

それでは早速紹介していきましょう！

01.様々なWEB会議のURL発行を自動化できる

Googleの場合、日程調整が完了後に発行できるURLはGoogle Meetだけになりますが、調整アポであれば以下のサービスと連携し、自動発行&共有が可能です。

• Google Meet
• Microsoft Teams
• Zoom
• Webex

日程調整をする側の環境によっては、Google Meetが使えない人もいますので、複数の選択肢がある状態で打ち合わせ・会議の提案をする方が機会損失にならないですよね。

02.複数人で日程調整が可能

打ち合わせや会議の社内出席者が複数人(2人以上)の場合が多いでしょうか？

多い場合、Googleでは1対1の日程調整が可能ですが、社内出席者が複数人になると日程調整をするのが難しくなります。

しかし、調整アポの場合ですと、複数人での日程調整がコピペで終わらせることが可能な上に、出席する人をランダムに選んだり、絶対に参加する人、参加しなくても良い人などの細かい設定も可能です。

面接官や商談担当者をランダムにアサインしたりする必要がある企業には必要な機能ですね。

03.三社間以上で日程調整ができる　

A社、B社、C社など三社以上で日程調整をするケースもあると思いますが、こちらはGoogle予約スケジュール機能ではできません。

調整アポであれば、複数人調整という機能があり、こちらの機能でカンタンに可能です。

04.SalesforceやSansanと連携できる

営業やインサイドセールスなどの人はお馴染みの顧客管理システム「Salesforce」 と調整アポは連携が可能です。
　
連携することにより、新しいリードの作成、リードの更新、アンケートで取得した情報の自動入力などが可能になり、商談獲得後のフローが改善できます。

05.チャット連携が可能

Slack、Chatwork、Teams、Google chatに日程調整が完了後、調整内容を通知することが可能です。わざわざカレンダーやメールツールを開かなくてもチャットで確認することができるので、タイムリーに予約日時を確認できます。

他の違いについて

いまお伝えした内容以外でも、以下のようなことも可能です。

• Google Workspaceだけでなく、Microsoft365やサイボウズのガルーンと連携することが可能
• 日程調整完了後に届くメールに自社ロゴを掲載できる
• ホストとゲストのカレンダーが非同期なので、カレンダー詳細欄がゲストに見られない
• 予約画面や管理画面のUI/UXが分かりやすいことから、使い勝手が良い
• リマインドメールが自動で送られる
• 担当者をランダムアサインできる

このような機能や連携サービスとの違いがあり、Google予約スケジュール機能だけでは解決できない企業ならでは課題を解決するのが、柔軟な対応ができる外部の日程調整ツールになります。

1対1の日程調整ならGoogle予約スケジュールで十分だと思いますが、組織・チームで日程調整や予約対応を効率化したい場合は、調整アポがオススメです。