日程調整ツール「調整アポ」

Googleカレンダーが進化!日程調整ツールとして使える「予約スケジュール機能」

2022年3〜4月のアップデートで、Googleカレンダーに新機能が追加されたことをご存知でしょうか?

 

従来の予約枠に加え、外部と日程調整する際に便利な「予約スケジュール機能」が搭載されました。

 

そこで本記事では、業務を効率化できる日程調整ツールとしてGoogleカレンダーと調整アポについて解説します。

 

アップデートでGoogleカレンダーに予約スケジュール機能が追加

ここでは、アップデートされたGoogleカレンダーの機能について見ていきましょう。

 
 

追加された日程調整機能はGoogle Workspaceユーザー向け

2022年4月のアップデートで追加された予約スケジュール機能は、ビジネス向けグループウェアGoogle Workspaceユーザー向けのプレミアム機能です。

 

すでにGoogle Workspaceユーザーであれば、無料でGoogleカレンダーの新機能を使えることから、新たな日程調整ツールとして注目されています。

 

個人事業主の方など個人のメールアカウントでプレミアム機能を使用したい方は、Google Workspace Individualのサブスクリプションを契約すれば使用可能です。

 

なおBusiness Starterアカウントでは、日程調整機能を利用できないのでご留意ください。

 

Googleカレンダーの予約ページでスケジュールの空き状況を共有できることから、外部の取引先、クライアントやパートナーと日程調整する際に利用可能です。

 
 

Googleカレンダーの予約スケジュールでできること

メールアドレスさえあれば誰でも予約枠を予約できるほか、予約ページが自動的に更新される点が、Googleカレンダーの予約スケジュールのメリットです。

 

Googleカレンダーの予約スケジュールが使えるようになると、次のようなことが可能になります。

 

  • 予約ページの作成および共有
  • スケジュールの時間枠を予約用に設定
  • すでに予約された予約枠をGoogleカレンダーで表示
  • 予約の確認・更新のほかリマインダー通知をメールで受信
  • 面談方法の選択(対面・電話・Google Meetによるビデオ会議)

 

ビデオ会議を選択した場合には、該当する予約にGoogle MeetのURLが自動的に追加されることから、手動でリンクを発行する手間を省けます。

 

アポの時間が変更になった場合に自動で予約ページが更新される上、更新通知をメールで受信できるのでとても便利です。

Googleカレンダーの日程調整機能の使い方

ここでは、Googleカレンダーの日程調整機能の使い方を見ていきましょう。

 

予約スケジュール機能を利用可能なサブスクリプションを契約すると、「作成」メニューに「予約スケジュール」が追加されます。

 

日程調整ツール Google_001

 

「予約スケジュール」をクリックすると、2ページにわたるフォームが開きます。

 

フォームでは、以下の項目を設定可能です。

 

【1ページ目】

  • 予約可能な予約スケジュールのタイトル
  • 予約枠の長さ
  • 通常時の予約枠の時間
  • 予約枠を「繰り返す」「繰り返さない」
  • 予約受付期間
  • 臨時の予約枠の時間
  • 予約済みの予約枠の設定

 

【2ページ目】

  • 予約ページの写真と名前
  • 場所と会議
  • 説明
  • 予約フォーム
  • 予約の確認とリマインダー

 

終日予約を受け付けたくない日があれば、マイナスネジ形状のアイコンをクリックすることで終日予約不可にできます。

 

日程調整ツール Google_002

 

できるだけ近い日程で面談などのミーティング・スケジュールを組みたい場合には、予約の受付開始日のチェックボックスをオフにしましょう。

 

そうすればいつでも予約できるようになるので、直近で会議のスケジュールを組むことが可能です。

 

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項目をすべて設定したら「次へ」をクリックします。2ページ目では、面談方法を選定したりミーティングについてコメントを記載したりできます。

 

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自社のサービス概要などの説明を加えておけば、共有された予約ページの上部に表示されるので面談を予約する人が事前に確認できます。

 

日程調整ツール Google_005

 

予約フォームの項目のカスタマイズも可能です。電話番号などを必須項目として加えることもできます。

 

日程調整ツール Google_006

 

「保存」をクリックすると、予約ページへのURLが自動的に生成されます。「予約ページを開く」をクリックして、予約ページを確認しましょう。

 

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予約ページのURLをコピーしてメールなどで共有すれば、共有された人は誰でも閲覧したり予約を確定したりできます。

 

日程調整ツール Google_008

 

予約したい予約枠をクリックすると予約フォームが立ち上がります。

 

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予約が確定すると、予約フォームに入力したメールアドレス宛にGoogle MeetのURLが添付された予約確認メールが届きます。

 

なお予約済みの予約枠は、予約ページから消えるためダブルブッキングが発生する心配はありません。

 

日程調整ツール Google_010

Google上での日程調整をさらに効率化する方法

Googleカレンダーの新機能について見てきましたが、ここからはGoogle Workspaceユーザー向けに日程調整をさらに効率化する方法をご紹介します。

 

日程調整業務を効率化したい法人様には、工数を大幅に削減できる調整アポがおすすめです。

 
 

調整アポと連携すればWEB会議のURL発行を自動化できる

複数人が参加する会議を開催する場合、日程がうまくまとまらないと候補日のやり直し作業などで辛い思いをされていませんか?

 

調整アポとご利用中のカレンダーを連携させると、候補日の作成や候補日の不一致で時間がかかることがなくなります

 

調整アポとは「Googleカレンダー」「Outlookカレンダー」「サイボウズGaroon」と連携可能な法人向け日程調整ツールのことです。

 

調整アポと上述のカレンダーを連携することで、自分の予定が空いている日程が会議の候補日として予約カレンダーに反映されます。

 

ゲスト(お客様)側がすることは、予約カレンダーから都合のよい日時を選ぶだけなので効率的な日程調整が可能になるというわけです。

 

また次のようなWeb会議システムと連携すれば、WEB会議URLの自動発行が可能になります。

 

  • Google Meet
  • Microsoft Teams
  • Zoom
  • Webex

調整アポとGoogleカレンダーの違いとは

では、調整アポとGoogleカレンダーにはどのような違いがあるのでしょうか?

 

ここでは、調整アポとGoogleカレンダーに追加された予約スケジュール機能の違いについて詳しく見ていきましょう。

 
 

調整アポは法人ビジネス向けに特化

2022年5月時点で、Googleカレンダーは1対1のスケジューリングにフォーカスしています。

 

一方調整アポは、法人組織での利用にフォーカスしている点が大きな違いです。

 

法人ビジネス向けに特化した調整アポなら、複数人の空日時が自動でピックアップされることから、日程調整業務を大幅に効率化できます。

 

例えば、Googleカレンダーは1対1の面談や面接を実施する場合に適しています。

 

しかし複数人のステークホルダーが参加する会議を想定した場合にはスムーズに対応できません。

 

他にも違いがあり、調整アポならできることは次のとおりです。

 

  • 参加ルールを設定できる(複数メンバーから1名をアサイン可能)
  • Zoom連携ができる
  • 予約フォームを柔軟に設定できる(選択式など)

 

他にも調整アポならチャット連携したり、URLを変更したりできます。

 
 

調整アポを利用するメリットとは

法人向けに特化した調整アポを利用するメリットは、複数人の空日時が自動的にピックアップされるほかにもあります。

 

予約確認メール内にキャンセルボタンが設置されていないために、一度確定した会議のアポがゲスト側で簡単にキャンセルされてしまうことはありません。

 

ホストとゲストのカレンダーが非同期なので、カレンダー詳細欄がゲストに見られないこともメリットです。

 

予約画面や管理画面のUI/UXが分かりやすいことから、使い勝手のよさも調整アポのメリットと言えるでしょう。

まとめ

本記事では、Googleカレンダーと調整アポの違いも紹介しました。

 

Google Workspaceユーザーなら無料で利用できるほか、シンプルな操作法なので追加された予約スケジュール機能をすぐに使いこなせるでしょう。

 

1対1の面談・面接を想定しているビジネスにぴったりと言えます。

 

ただし日本で広く浸透しているZoomと連携させたい、あるいは複数人が参加する会議の日程調整をしたいといったニーズには調整アポがおすすめです。

 

日程調整業務を効率化されたい法人様は、ぜひこの機会に調整アポをご検討くださいませ。

 

詳しい資料については、フォームに入力後すぐにダウンロードしていただけますのでぜひご利用ください。

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