日程調整ツール「調整アポ」

Slackで日程調整を効率化できる!ツールを連携して生産性アップ

営業活動で利用しているSlack内で、商談や打ち合わせなどの日程調整をスムーズに行う方法を探している人も多いでしょう。

 

実際に、複数人のスケジュールを擦り合わせる作業は手間や労力がかかり、ミスも許されないことから面倒に思いがちです。

 

本記事では、Slackで日程調整するやり方についてご紹介します。

 

営業でのSlackの活用方法とは

リアルタイムでのコミュニケーションがとりやすいことから、社内コミュニケーション活性化のために、Slackを活用する企業も多いでしょう。

 

対外的な営業活動においては、Slackの場合、柔軟なデジタル空間にある「仕事の拠点」としての役割のほうが実はむしろ大きいのです。

 

営業担当者、チームメンバー、パートナー、顧客などが1つのSlackチャネルに集約されることで、相互に強固な関係を構築できます。

 

さらにSlackなら場所、時間や方法を問わず仕事を進められるほか、さまざまなツールやアプリとの連携によって業務の自動化が可能です。

 

そのため営業目標を達成するために、最高のパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。

 

またポスト機能を使えば、議事録やプロジェクト計画をチャネル内で共有することも可能です。

Slackの日程調整のやり方とは?知っておきたい3つの方法

ここでは日程調整に課題を感じているSlackユーザーに向けて、スケジュール調整の手間を軽減する3つの方法を以下のとおりご紹介します。

 

  1. 手動でリアクションやスレッドへのコメントで調整する
  2. アプリ「Polly」でアンケートを作成してスケジュール調整する
  3. Slackと外部の日程調整ツールを連携させる

 

では、それぞれの方法についてデスクトップアプリで見ていきましょう。

 
 

手動でリアクションやスレッドへのコメントで調整する

もっとも手軽にできる日程調整のやり方は、絵文字でSlackのメッセージにリアクションする方法です。

 

これなら候補日の中から、チャンネル内のメンバーが希望する日程に投票することで効率的に回答を回収できます。

 

テキスト形式のメッセージのやり取りよりも視認性が高く、誰でも一目で投票結果を把握できるのがポイントです。

 

日程調整 Slack_001

 

やり方は、以下のとおりです。

 

  • 「@」記号を入力し、日程調整をしたい相手をメンションしてメッセージを作成
  • 日程調整の質問とともに候補日に番号をふって選択肢を作成してメッセージを送信
  • メッセージを受信したメンバーはスマイリーフェイスアイコンをクリック
  • 選択肢の数字を絵文字から選んでリアクションする

 

絵文字をクリック(選択)すると絵文字内にクリック数が表示されることから、リアルタイムで投票数がわかります。

 

誤って絵文字をクリックした場合には、当該絵文字をもう一度クリックすることで解除可能です。

 
 

アプリ「Polly」でアンケートを作成してスケジュール調整する

もう少しフォーマルな体裁のアンケート形式を採用したい場合は、Slack内に搭載されているアンケートアプリ「Polly」を追加するのも1つの方法です。

 

日程調整 Slack_002

 

Slackの左メニューにある「その他」から「App」を選択したら「Polly」で検索してみてください。

 

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Pollyを選択すると、詳細ページへ遷移します。「Slackに追加」をクリックすれば、PollyとSlackの連携は完了です。

 

メッセージフィールドに「/」と入力すると自動的に以下のポップアップが立ち上がりますが、続けて「polly」と入力し半角スペースを入力します。

 

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メッセージフィールドに移りますので、「次回の打ち合わせの開催日はいつがいいですか?」などの質問を作成しましょう。

 

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送信をクリックすると、pollyのアンケート作成画面が立ち上がります。

 

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「Question type」が用意されているので、複数の候補日から選んでもらいたいなら「Multiple choice」を選びましょう。

 

「Enter choices below」フィールドに、1行ずつ候補日を入力して送信すると、以下のようなメッセージが作成されます。

 

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Pollyなら、さまざまなタイプのアンケートに対応しており、目的に合った投票アンケートを簡単に作成できるのがメリットと言えるでしょう。

 
 

Slackと外部の日程調整ツールを連携させる

Slackと外部の日程調整ツールを連携させると、相手がSlackユーザーでなくても日程調整ができるようになります。

 

そのため営業活動において、既存顧客ではなく新規顧客を想定している場合には、外部ツールとの連携がおすすめだと言えるでしょう。

 

Googleカレンダーは「アプリを追加する」から簡単にSlackと連携可能です。

 

2022年3〜4月のアップデートでGoogle Workspaceユーザー向けに予約スケジュールの機能が搭載されたことから、「1対1」を想定した日程調整ツールとして注目されています。

 

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一方、複数人との日程調整を想定している企業におすすめの日程調整ツールは、「調整アポ」です。

 

調整アポの「予約受付型」の予約ページからアポントメント確定時に、予定参加者のSlackにDM通知ができます。

 

日程調整 Slack_009

 

Slack側で通知先チャンネルを作成し、「調整アポ」側で連携設定を行うだけなので簡単です。

 

日程調整後に当日までのフォローアップを自動化できる機能として注目されているので、ぜひチェックしてみてください。

 

なお後述しますが、「調整アポ」側でもGoogleカレンダーとの連携が可能です。

調整アポで解決できる日程調整の3つの課題

日程調整 Slack_調整アポ

 

事業規模の拡大にともない法人が抱える日程調整の3つの課題といえば、「手間のかかる手作業」「候補日の不一致によるやり直し」「入力・共有ミスなどのヒューマンエラー」でしょう。

 

そこで営業の要ともいえる日程調整の課題は、「調整アポ」の導入で解決しましょう。

 

予約ページURLを相手に送り、相手が候補日から希望日を選ぶだけのシンプルさがポイントです。

 

簡単に面談の日程を確定できることから心理的なハードルが低く、新規顧客からの商談アポイントメントが増加することも十分考えられます。

 
 

豊富な種類の業務支援ツールと連携できる調整アポ

「調整アポ」なら、以下のような業務支援ツールと連携できます。

 

そのため日程調整にかかるほとんどの工程を自動化できるので、本業や顧客とのやりとりに対してより注力できるというわけです。

 

グループウェア
(カレンダー機能)
WEB会議システムチャットツール・SFA
・Googleカレンダー
・Outlookカレンダー
・サイボウズGaroon
・Zoom
・Microsoft Teams
・Google Meet
・Webex
・Slack
・Chatwork
・Microsoft Teams
・Google Chat
・Salesforce

 

さらに「調整アポ」ならスケジュール調整と当日までのフォローアップ両方の機能を搭載しているので、正確なスケジュール調整が可能になります。

 

例えば、現在ご利用中のカレンダーツールと連携することで、日程調整で発生する以下の工程の自動化が可能です。

 

  • 予定の確認・仮押さえ・登録
  • 会議室の予約
  • WEB会議URLの発行

 

「調整アポ」の予約ページでは、個人および複数人の空き日時がリアルタイムで抽出され、一目でわかるのがポイントです。

 

そのため、候補日の不一致によるやり直し作業は発生しません。

 

調整アポの料金体型は、アカウントごとに設定される仕組みです。

 

ユーザー登録数をベースに算出されるわけではなく、チーム用の予約ページ数と利用する機能プランで決定されます。

 

何人でもユーザーとして登録できるので、コスパの高い日程調整ツールと言えるでしょう。

まとめ

営業活動においてSlackを活用しているユーザーに向けて、より効率的な日程調整のやり方をご紹介しました。

 

事業の拡大スピードが増し日程調整に課題を感じている法人様は、Slackとも連携できる調整アポをぜひご検討くださいませ。

 

複数人のからむ日程調整において、とくに工程の削減効果が高くおすすめです。

 

費用対効果の検証が必要な法人様は、料金表など詳しい資料を弊社ホームページよりお申し付けください。

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