Teams、Microsoft365を使っている人で「仕事が早い」と言われる人はツールを使って昔は手作業で行っていたことを自動化しています。　一方で「仕事が遅い」と言われる人は昔ながらの慣れた方法から変えることが苦手な人かもしれません。　記事の本題である日程調整の作業も、平成は手作業で行っていましたが、令和では自動化させるのが主流です。 2023年以降「日程調整ツール」を検索する人は2019年から4倍以上に増えています。　日程調整ツールの検索推移　（ ↑ googleの検索volの変化です。）　そこで今回の記事では、日程調整を効率化したい人に向けてTeams、Microsoft365、Outlookの技を5つの方法を紹介します。　最大91.66%の作業が自動化されて、日程調整が10秒で終わるのでぜひビジネスを加速させるために参考にしてください。 

Teams&Microsoft365でデキる日程調整自動化

結論ですが、Microsoft365（Teams・Outlook）を使って日程調整を効率化する方法は5つありますが、自動化できる方法は1つだけです。　①〜④に関しては、Microsoft365やTeamsのみで完結する方法で約8.3%〜25%の手作業を効率化できますが、⑤に関しては91.66%になります。　Teamsで日程調整する時の方法別_効率化度合い（最後に書きますが、05は工夫すれば100%自動化されます。）　少しでも日程調整の手作業が楽になれば良い人や社内の日程調整だけ楽になれば良い人は①〜④で十分です。　しかし、社外との日程調整もほぼ自動化し、業績を高めたい方は⑤がオススメになります。  それでは順番に解説していきます！ 

①TeamsとOutlookの連携＜社内会議>

TeamsとOutlookの連携で日程調整を効率化する方法
効率化できること：Teamsカレンダーで非公開設定ができる
　　　TeamsとOutloookのカレンダーは同期されますが、Outlookと比較してTeamsのカレンダーは細かい公開設定ができません。　社内で日程調整する時にカレンダー共有をする場合予定を社内で非公開にしておきたい時に便利です。　Outlookカレンダーで「新しいイベント」を選択し、「その他のオプション」をクリックすれば予定の公開方法を設定できます。　Outlook操作画面　　　商談は「仮の予定」、打ち合わせは「予定あり」、会議を「非公開」として設定した時にTeamsには以下のように反映されます。　Teamsの表示　日程調整をする時の前段階みたいな効率化の手段ですね。　

②Teamsのカレンダー活用 ＜社内会議>

効率化できること：TeamsのWEB会議URLは自動生成
　TeamsでWEB会議をするなら、Teamsカレンダーを使って日程調整をすると25%の工数削減になります。　もちろんOutlookカレンダーにも反映。　　それでは具体的なやり方を解説していきます。　①Teamsの左メニューからカレンダーを選択したら、画面右上にある「新しい会議」をクリックします。　Teams画面　②「新しい会議」作成フォームが立ち上がるので、WEB会議の日時を設定して保存します。　Teams画面　出席者全員が出席できる時間を見つけられる「スケジュールアシスタント」も搭載されているので便利です。　　③左メニューにある「会議」をクリックすると、新しい会議の予定が反映されています。　Teams画面　④Outlookカレンダーをみると、Teamsで作成した予定が反映されています。 予約が確定した時点で両方のカレンダーに日程が反映されることから、TeamsとOutlookの画面を行ったり来たりする手間がかからず便利です。 　 

③アンケート作成ツール「Microsoft Forms」と連携

Teamsアンケートの日程調整
効率化できること：3社以上で日程調整ができる
　これは日程調整を効率化するというよりは、複数の企業と日程調整をする時に使える方法です。　A社、B社、C社など3社以上の日程調整を投票式でやってもらえます。 実際のやり方は、　
  1. 会議に参加するメンバーでチームを作成
  2. TeamsとFormsを連携
  3. 「チーム」タブを選択
  4. 「Forms」を追加したいチャンネルを選択
  5. 「タブを追加（＋マーク）」を選択
  6. 「Forms」を選択
  7. 「チームが編集できる共有フォームの作成」に、新しいフォームの名前を入力
  8. フォームに質問内容と候補日時を入力しアンケートを作成。
  9. 「複数回答」をオンにすれば、参加可能な日程をすべて選択可能
　となります。　

④複数人の空き日時がわかる「ScheduleLook」＜社内会議>

schedulelook　
効率化できること：複数人の空き日時がすぐわかる
　　「ScheduleLook」はTeamsにアドオン(機能追加)できます。 15,000円〜とコストがかかる外部ツールですが、Teams内で日程調整の25%を自動化できます。　Teamsをつかっているユーザー同士であればチームの空いてる日時がすぐわかり、予定を抑えるとTeamsのWEB会議URLも発行されるため日程調整の効率化が進みます。　社内の日程調整に活用できますね。　

⑤91.66%の工数を自動化する「調整アポ」

Teamsで日程調整した時に効率化される工数05　
効率化できること：日程調整をほぼ自動化できる
　日程調整ツール「調整アポ」も外部ツールですが、社内・社外問わず日程調整の工数91.66%を自動化できます。　先ほど紹介した効率化方法でできますしコストも「ScheduleLook」の半分以下です。　環境によっては無料で使うことができます。　それでは実際に、具体的にどのような日程調整になるのかを次の章でみていきましょう。

Teams連携で日程調整が10秒で終わる方法

日程調整ツール「調整アポ」　　日程調整ツール「調整アポ」は、Microsoft365（Outlookカレンダー・Teams）と連携し日程調整をコピペで完了させるクラウドサービスです。　日程調整ツールの需要が伸びた影響もあり、ITreviewにて3年連続で最高位「LEADER」を受賞しています。　その影響もあり、以下のように伸びています。　（Googleで「調整アポ」と検索した人がどんどん増えているデータです。）　　　それでは実際にどのようにして日程調整が効率化されるのか？　をみていきましょう。　ただし、先に結論をお伝えすると、あなたが日程調整するために行うことは専用のURLをコピペして相手に送るだけです。　　また、最後に説明する応用技を使うと、100%自動的に日程調整が完了します！ 

（1）空いてる日時を自動でピックアップする

会議や商談、面談に参加するメンバーのTeamsやOutlookカレンダーから空いてる日時を調整アポが自動でピックアップします。 　ピックアップされた日時一覧のURLが作られて以下のようなページが作成されます。　複数人のあいてる日時が自動でピックアップされた画面　このURLを相手に以下のように送ります。　
鈴木様 弊社関係者の同席者が可能な日時は下記です。ご都合の良い日時を下記URLよりお選びください。 https://booking.receptionist.jp/test/60min お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いします。
　↑このURLから、相手が　お客様が日程調整する画面　この①〜③の流れで都合の良い日時を選べば日程調整が完了となり、これから説明する工数が自動で行われます。　相手がGoogleカレンダーかOutlookカレンダーを使っていれば③にある「〜に追加」ボタンを押せば自動で予定とWEB会議URLが登録されます。　

（2）カレンダーに予定と会議室を自動確保

日程調整後、カレンダーの予約を自動確保　日程調整が完了後、会議に参加するメンバーの日時と会議室が自動で確保されます。　これでダブルブッキングの心配も予定や会議室の仮押さえをする必要もありません。　

（3）TeamsのURL発行と通知

TeamsのWEB会議URLを発行　Teamsで参加メンバーに日程調整完了したことと会議の情報が通知されます。 これにより、カレンダーで確認する必要もありません。　TeamsのWEB会議URLはカレンダーに記載されて相手にも共有されます。　

（4）リマインドメールの自動送信

リマインドメールを自動送信　相手にも自分たちにもリマインドメールが届くため、会議の出席率の低下や相手がWEB会議URLを間違えることを防ぎます。　

（5）SFAの自動更新

日程調整完了後、Salesforceを自動更新　「調整アポ」は、Salesforceとも連携できるため日程調整が完了後にリード情報の更新を自動で行えます。　

３つの日程調整パターンが可能

日程調整ツールでできる調整パターン３つ TeamsやOutlookだけの日程調整方法では、　・空いてる日時を見つける・TeamsURLを発行する　ことしかできないため、実際にはアナログな日程調整になります。　しかし、調整アポでは日程調整を自動化するだけでなくシチュエーションによって調整方法を変えられます。　

（1）予約受付型

調整アポURLに空いてる日時を表示して相手に選んでもらうと日程調整が完了するパターンです。　

（2）候補提案型

空いてる日時から候補日をいくつか選んだ日時だけが表示された調整アポURLから相手に選んでもらうと日程調整が完了するパターンです。　

（3）候補投票型

調整アポURLにA社の空いてる日時を表示してその中からB社とC社から複数選んでもらい、合致する日時をA社が決めて日程調整が完了するパターです。　3社以上で日程調整する時に使えますね。　

脅威の100%！日程調整を自動化する方法

日程調整ツール「調整アポ」を使っても日程調整の工数を自動化できるのは91.6%でしたが実は使い方を工夫することで100%自動化できます。 弊社が行って成果が出ている方法を以下２つ紹介させていただきます、　

（1）WEBサイトの資料請求後に調整アポを使う

WEBサイトで資料請求が行われたあと、「資料請求ありがとうございました」などのサンクスぺージに調整アポを埋め込んでおくと、 温度感の高い方は、そのまま商談の日程調整を行ってくれます。　また、資料請求の確認用メールを相手に送る時に確認用メールに調整アポのURLを載せておけばそこから日程調整を行い、商談が自動で入ります。　Teamsにも通知がくるので商談獲得をすぐに察知できます。　

（2）メルマガで調整アポを使う

 定期的にメルマガ(メールマガジン)を配信しているならメール文面に調整アポのURLを載せていると、相手の興味が上がるタイミングで商談の予約をしてくれます。　これで商談獲得を100%自動化することができます。＼日程調整ツールを最大限に活用する「7つの方法」はこちらからダウンロードできます！／

Teamsをもっと効率的に使って業務改革を

ビジネスの中心がTeamsになっているならツール連携を進めて使いこなし、効率的な仕事をして成果が出せる環境を整えましょう。　変えられないことや時間をかけるべきことにリソースを投下し、自動化できることを自動化せず放置しておくとライバルとの差は広がってしまう可能性が高いです。　まずは簡単にできることから第一歩を踏み出しましょう！　日程調整は1度自動化すると、1日の業務がスッキリして時間をかけたい仕事に集中できます。　本記事が業務改善するために、お役立てできれば幸いです。