Microsoft 365ユーザーの中には、Teamsを社内外とつながるビジネス上のデジタルハブとして活用している方も多いでしょう。

調整アポのようなOutlook・Teams連携し、日程調整をコピペで終わらせるツールが主流となっていますが、実はTeamsでチャット・会議や共同作業のほか、日程調整もできることをご存知でしょうか？

本記事では、Teamsで日程・スケジュール調整する方法についてご紹介します。

Microsoft Teams内で日程・スケジュール調整をする方法

ここでは、Microsoft Teamsユーザーが効率よく日程・スケジュール調整をする方法をご紹介します。

「Outlookカレンダー」と無料で連携して予定を管理

ビジネスシーンでMicrosoft 365をご利用中なら、TeamsとOutlookカレンダーの連携は日程調整の効率化に役立ちます。

Teamsにはカレンダーが搭載されており、Outlookカレンダーと連携させることが可能です。

両方ともMicrosoft 365のサービスなので、同じMicrosoftアカウントにそれぞれサインインしていれば、自動的に同期されます。

ただしOutlookでは予定の公開方法を設定可能ですが、Teamsでは一部の機能に制限があり、仮の予定を立てたり予定を非公開にしたりはできません。

ここでは、無料で利用できるMicrosoftのWebアプリの画面を見ていきましょう。

Outlookカレンダーで「新しいイベント」を選択し、「その他のオプション」をクリックすれば予定の公開方法を設定できます。

商談は「仮の予定」、打ち合わせは「予定あり」、会議は「非公開」として設定をしました。

予定の公開方法の種類も、Teamsカレンダーに反映されます。

会議予約がメインならTeamsの「カレンダー」を活用する

WEB会議の予約が日程調整のメインであれば、Teamsの「カレンダー」を活用するとよいでしょう。

Teamsの左メニューからカレンダーを選択したら、画面右上にある「新しい会議」をクリックします。

「新しい会議」作成フォームが立ち上がるので、WEB会議の日時を設定して保存します。

出席者全員が出席できる時間を見つけられる「スケジュールアシスタント」も搭載されているので便利です。

Teamsのカレンダーから設定できるのは、Teamsを利用するWEB会議だけです。

左メニューにある「会議」をクリックすると、新しい会議の予定が反映されています。

Outlookカレンダーをみると、Teamsで作成した予定が反映されています。

予約が確定した時点で両方のカレンダーに日程が反映されることから、TeamsとOutlookの画面を行ったり来たりする手間がかからず便利です。

アンケート作成ツール「Microsoft Forms」と連携する

Teamsとアンケート作成ツール「Forms」を連携させて、投票で日程調整する方法もあります。

集計したいデータが多い場合に、アンケートをとる方法はTeams内でデータを管理できるので便利です。

アンケートを利用する前には、会議に参加するメンバーでチームを作成しておく必要があります。

次の流れで、TeamsとFormsを連携させましょう。

フォームに質問内容と候補日時を入力しアンケートを作成します。

「複数回答」をオンにすれば、参加可能な日程をすべて選択可能です。

Teamsメンバー同士なら「ScheduleLook」

アンケートをとって候補日を選択してもらわなくても、チームメンバー共通の空き時間を検索できる方法があります。

Teamsのチームごとに予定を共有できる、日程調整ツール「ScheduleLook」を使う方法です。

ScheduleLookなら、チームメンバーがTeamsまたはOutlook上に入力した予定を簡単に共有できます。

モバイル版Teamsアプリにも対応しているので、営業部門など外回りの多いMicrosoft 365ユーザーにとって使いやすい日程調整ツールです。

Teamsと連携できる外部の日程調整ツール3選

外部の日程調整ツールを使えば、時間をかけて候補日を選定する手間を省けます。

自動化により日程調整にまつわる工程を大幅に削減できるので、ヒューマンエラーもなくなり安心です。

ここではTeamsと連携できる外部の日程調整ツール3選をご紹介します。

調整アポ

豊富な種類の業務支援ツールと連携可能な日程調整ツールといえば、「調整アポ」です。

調整アポなら、「スケジュール調整」と「当日までのフォローアップ」を自動化できます。

Salesforceとも連携できるので、営業活動の要となる日程調整の課題が調整アポで解決できれば、より目標達成に向けてパフォーマンスを発揮できるでしょう。

さらに注目すべきは、1法人ごとに設定された料金プランです。

ユーザー数に応じた従量課金制ではなく、1法人ごとに設定された料金プランが適用されます。

使える機能によってプランが分かれており、例えば月額5000円〜スタートできますので、ご検討中の日程調整ツールとぜひ比較してみてください。

TimeRex

国内最大の日程調整サービスとして知られる「調整さん」のビジネス版として開発された、日程調整の自動化ツールが「TimeRex」です。

「簡単初回設定」では1クリック60秒で、OutlookカレンダーやGoogleカレンダーとの連携設定が完了します。

日程調整自動化へのエントリー向けに無料プランが用意されているので、Microsoftアカウントを持っていれば、すぐに始められるのがポイントです。

ただしもっと日程調整ツールを便利に使いたい方は、有料プランを契約する必要があります。

TimeRexはユーザー数に応じた従量課金制を採用しており、チームの人数が多い場合には利用料金が上がる仕組みなので、費用対効果をぜひチェックしてみてください。

TimeRexと連携可能なツールは以下のとおりです。

Tocaly

「Tocaly」は、無料（2022年6月現在）でTeamsやOutlookカレンダーと連携できる簡潔なデザインの日程調整ツールです。

連携することで、WEB会議URLの自動発行や予定・スケジュールのカレンダーへの自動登録が可能になります。

相手はTocalyのアカウント作成やカレンダーツールを利用する必要がないため、調整時に手間をかけないのがポイントです。

メールに添付されたURLは、候補時間に変更が生じても常に最新の予定が反映されているので、ダブルブッキングは発生しません。

Tocalyと連携可能なツールは、以下のとおりです。

なおチャットツールによる通知機能は用意されていません。

調整アポならMicrosoft 365とシステム連携できる

調整アポならOutlookおよびTeams上での日程調整を効率化できるようになります。

Microsoft 365とシステム連携できるほか、数多くの業務支援ツールと連携できるので日程調整の工程を大幅に削減可能です。

Microsoft 365との連携も簡単にできます。

予約ページの設定画面から「外部連携」を選択して、Microsoft 365の「接続」をクリックします。

Microsoftアカウントへログインして、RECEPTIONISTとの連携を承諾すれば完了です。

まとめ

本記事では、Teamsと連携できる日程調整ツールについてご紹介しました。

調整アポなら、OutlookおよびTeams上での日程調整を効率化できる上、1法人あたりの料金プラン設定なのでコスト削減効果も実感していただけるでしょう。

調整アポの料金プランなど詳細につきましては、弊社サイトより資料請求をぜひお申し込みくださいませ。