業務効率化のアイデアを解説！成功のポイントやおすすめツールも紹介

「業務効率化をしましょう！生産性を上げよう！」
この言葉はどの企業でもよく言われる言葉かもしれません。
 

この記事を読んでいる皆さんも、自分自身で課題を感じているか、上司や会社から業務の効率化を求められているかもしれません。
 

しかし、そもそもなぜ業務の効率化が必要なのか、正しく理解できていますか？
 

本記事では、なぜ業務の効率化が必要なのかを分かりやすく解説し、効率化を進めるための具体的なアイデアや成功のポイント、おすすめのITツールを紹介します。
 

業務効率化が必要な3つの理由

業務効率化が必要な理由は、以下の3点にあります。
 

• 少子高齢化による人手不足への対応
• ワークライフバランスの実現
• 採用活動の優位性確保

これらの理由を順番に説明していきます。
 

少子高齢化による人手不足への対応

少子高齢化という話題の中で「2025年問題」という言葉を聞いたことはありますか？
 

2025年には、戦後に生まれた団塊の世代が後期高齢者となり、日本国民の約20％が75歳以上となります。これにより発生する諸問題が「2025年問題」です。
 

高齢者の増加と同時に、少子化も続いています。日本人の出生数は2022年には前年比-5.1％、77万人前後とさらに減少する見込みです。
 

多くの企業にとって深刻な問題は、労働者人口の減少と人材の確保の難しさです。すでに、従業員1人に対する負荷が大きくなっている企業もあります。
 

業務の効率化は、仕事の総量を圧縮し、現状の人手不足を解消する手段のひとつとなります。
 

ワークライフバランスの実現

業務の効率化により、従業員の負荷が減少し、従業員自身もワークライフバランスを実現できます。
 

働きやすい環境になれば、従業員のモチベーションが向上し、離職率も低下することが期待されます。
 

新しい人材を雇うよりも、仕事に慣れた従業員に長く勤め続けてもらう方が、人件費の節約につながります。
 

採用活動の優位性確保

従業員にとって働きやすい職場作りは、求職者にとっても魅力的です。
 

業務の効率化を進め、ワークライフバランスを推進することで、採用活動にもプラスの効果が期待されます。

業務効率化アイデアの具体例5つ

ここからは、業務効率化アイデアの具体例として、以下をご紹介します。
 

• ITツール活用による業務の自動化
• 業務のアウトソーシング
• 無駄な業務の廃止
• 人員配置の適正化
• 資料の規格統一と業務のマニュアル化

具体的にどのようなアイデアなのかを順番に見ていきましょう。
 

1. ITツール活用による業務の自動化

まず注目すべきは、ITツールを活用した業務の自動化です。
 

新型コロナウイルス感染症対策や働き方改革の推進により、テレワークや在宅勤務の人が増えたことで、オンライン会議ツールを導入する企業が増えました。
 

また、情報共有の効率化にはファイル共有ツール、コミュニケーションの円滑化にはチャットツールが役立っています。
 

さらに、定型業務を自動化するRPAツールや、マーケティング施策を自動化するMA（マーケティングオートメーション）なども注目されているITツールです。
 

ITツールを導入する際には、費用対効果や従業員が使いやすい操作性などを比較検討することが重要なポイントです。
 

2. 業務のアウトソーシング

例えば、総務や人事などの間接部門の業務を一括して外部に委託することでも、業務を効率化できます。
 

本業により多くの人材を投入することで売上や利益を上げることができれば、業務効率化だけでなく、生産性向上や人材不足の解消にも役立つでしょう。
 

3. 無駄な業務の廃止

思い切って無駄な業務をやめることでも、業務の効率化は可能です。
 

現在の業務プロセスを見直し、各部門で別々に行っている業務を一つの部門でまとめて行うようにするのも良いでしょう。
 

ただし、業務を廃止する際は、後から問題が発生しないかを慎重に検討しましょう。
 

4. 人員配置の適正化

適性や人間関係を整理して、適材適所に人員を再配置することでも、業務の効率化を進めることができます。
 

従業員の適性と担当業務が合っていないと、業務のパフォーマンスは大きく低下しますし、職場内の人間関係も仕事の効率に大きな影響を与えます。
 

人員配置の適正化を進めるには、定期的な面談を実施したり、タレントマネジメントシステムを活用するなどの施策が考えられます。
 

5. 資料の規格統一と業務のマニュアル化

各部門で同じ書類が異なるフォーマットになってしまっていたり、業務が部分最適化されているケースが見られます。
 

結果として業務が属人化してしまい、担当者が変更になったり不在であったりした場合に業務が滞ることもあります。
 

このような状況が業務の効率化を妨げている場合は、資料の規格統一と業務のマニュアル化を検討しましょう。
 

誰もが同じ品質で仕事を進められるようになれば、担当者も安心して休暇を取ることができ、ワークライフバランスも促進できます。

業務効率化を成功させる3つのポイント

ここまでご紹介した、業務効率化のアイデアを成功させるためには、いくつかの重要なポイントがあります。
 

業務効率化に着手する前に、どういった点を意識すればよいのか整理しましょう。
 

効率化の必要な業務を絞り目標を明確化する

一気に業務の効率化を進めていきたいと思うあまり無計画に複数の施策を取り入れると、結局失敗に終わる可能性があります。
 

具体的な目標がなければ、何をもって業務の効率化が進んだといえるのかも不明です。
 

まずは、効率化をもっとも必要とする業務を絞りましょう。その上で、業務効率化の目標を数値化して明確にします。
 

例えば「8時間かかっていた業務を4時間で完了すること」とすることで、実際にどういう施策が必要かという選択肢も検討しやすくなります。
 

業務のムリ・ムダ・ムラを洗い出す

効率化をもっとも必要とする業務をどれにするか迷う場合は、まず現状業務のムリ・ムダ・ムラを洗い出してみましょう。
 

各部門の現場からの声をヒアリングすることで、何が業務の効率化を妨げているかが見えてきます。
 

同業他社の業務効率化施策を調査するのも参考になるでしょう。
 

ただし、自社との違いもあるためそのまま取り入れるのではなく、各施策を取捨選択することも重要です。
 

継続的に改善する体制を整える

業務効率化は、すぐに成果が出るとは限りません。1回業務効率化の施策を導入するだけでなく、何度か試行錯誤を重ねて目標に近づけることが成功への近道です。
 

目標達成のためには、継続的に効果を確認し、改善していく体制を整えるようにしましょう。

業務効率化におすすめのITツール

ここからは弊社でも実際に利用している業務効率化におすすめのITツールを紹介します。自社の課題にあったツールを導入して、業務の効率化に着手しましょう。
 

資料の準備や移動の無駄をなくすオンライン会議ツール

オンライン会議ツールは、場所にとらわれず打ち合わせができ、資料もその場で電子資料を確認、会議の様子を録画・録音できる便利なツールです。
 

人の移動には時間も費用もかかります。紙の資料を用意する費用・労力も必要です。オンライン会議ツールは、これらのムダを削減するのに貢献します。
 

情報共有の効率化にはファイル共有ツール

情報の共有化を手軽に行うには、ファイル共有ツールがおすすめです。
 

クラウドサービスとして提供されているツールなら、社内だけでなく社外との情報共有にも利用できます。
 

コミュニケーションの円滑化にチャットツール

電話や対面で行うまでもない気軽なやり取りや、距離的に離れている人同士での情報交換に役立つツールがチャットツールです。
 

会話を文字で残すため後から文書化する手間も省け、上手に利用すれば業務の効率化に貢献してくれます。
 

日程調整の効率化には『調整アポ』がおすすめ

どの会社でも、日程調整は必要不可欠な業務ではないでしょうか。
 

日程調整の平均作業時間は約20分といわれています。一見少ないように見えますが、日程調整の多い業務だと、小さな作業も積み重なり大きな負担になりがちです。
 

日程調整ツール『調整アポ』は、そんな日程調整の煩わしさをなくす便利なツールです。
 

『調整アポ』なら、日程調整のURLをコピペして相手に送り、相手が候補日を選ぶだけで調整が完了します。日程調整業務の効率化なら、調整アポにお任せください。

まとめ：業務効率化にITツールを活用しよう

業務効率化はどの企業も取り組まざるを得ない課題と言えるでしょう。
 

効率化を進めるにはさまざまなやり方がありますが、ITツールの導入も効果の高い手段になり得ます。
 

ぜひ、自社に合ったツールを導入して、業務の効率化を進めていきましょう。