日程調整の時間を月60時間削減し効率化！商談のスピードアップやヒアリング時間の増加へ

キヤノン販売店を通して、全国のお客様を対象に法改正やビジネストレンドにまつわる情報提供から、 SaaS を中心としたソリューションのご提案をオンライン面談やオンラインセミナーという形で実施するキヤノンマーケティングジャパン株式会社 ソリューション事業推進本部 ソリューション事業推進課のDXアドバイザーの皆様。

上記の方々は中小企業個人情報セキュリティー推進協会が定める「DX アドバイザー」資格を取得し、社外に対してはキヤノンマーケティングジャパンの DX アドバイザーとして活動をしていらっしゃいます。

業務上さまざまな方との日程調整が多いDXアドバイザーの皆様に、調整アポの導入や活用方法についてインタビューを行いました！

多くのステークホルダーとの日程調整に工数がかかっていた

ー調整アポ導入前の日程調整はどのように行っていたのでしょうか？

お客様・販売店・キヤノンマーケティングジャパンの営業・DX アドバイザーの4名で複数候補日をメールや Teams などを使って確認し日程調整を実施しておりました。

ーステークホルダーがかなり多いですね。その時感じていた課題についても教えていただけますでしょうか？

一番は日程調整に時間がかかることです。これにより商談のスピード感が落ちることが気になっていました。

また、その日程調整中に別の予定が入るなどし、さらに全員が参加可能な日程が決まらなかったり、電話などによる案件概要や候補日程の確認だと、伝言ゲームになってしまい、内容にズレが生じることも課題に感じていました。

ーこれらの課題解決のために日程調整ツールをご検討いただいたと思うのですが、調整アポ導入の決め手はなんだったのでしょうか？

インターネットで検索した際に、調整アポが使いやすそうと感じたため、スモールスタートで随時状況を確認しながら活用し始めました。

実際に使い続けるうちに、その使いやすさとすぐに日程が抑えられる点が、販売店や営業からの好評を得ました。

これを受けて、より多くの販売店でも調整アポが使用できるようにと調整アポの利用ページの追加(エンタープライズプラン5ページ→エンタープライズプラン50 ページ)を行いました。

ー多くの方に展開していただけて嬉しい限りです！

月60時間の工数削減で生まれた時間は商談の質向上に活用

ー調整アポの活用方法を教えていただけますか？

今まで通り、お客様・販売店・営業・我々との日程調整で調整アポを活用しております。

Outlookとも連携し、カレンダー上で日程調整した予定を確認しております。

ー調整アポの導入効果についても教えていただけますでしょうか？

1案件につき、メールのやり取りで各所3往復(販売店・パートナー・社内の営業)していたものが一度で完結するため、5分(1メール作成あたりに係る時間)×3往復×3関係者で45分削減できている計算になります。

月ごとに見ると、4件/週(1週間で対応する案件)×4週(1か月)で16件分なので、45分×16件=12 時間の削減につながっております。

1人の DXアドバイザーあたり12時間/月ですので、全体では12時間×5名=60時間/月の削減につながっているのではないでしょうか。

また、販売店やお客様、また社内においても調整がしやすいことや、商談までのスピードアップが図れるとの声が多くあがっています。

ーお役に立てているようで何よりです！調整アポの工数削減で生まれた時間はどのように活用されていらっしゃるのでしょうか？

日程調整の時間が削減されたので、多くのお客様への商談対応に充てるだけでなく、同じお客様に対して何度もヒアリングや提案する時間が確保でき、今まででは見えなかった潜在的なニーズを引き出すことができるようになりました。

また、法改正の対応などに向けたお客様の複雑な要望に対しても、調整アポでお客様や販売店と即座に日程調整を行い対応できるようになり、これまで以上に他のサービスや商品の説明などの時間を確保できるようになりました。

ーDXアドバイザーの皆様がよりお客様に寄り添ったご提案ができる時間が増えているのですね。スムーズにご利用いただけているようですが、調整アポの利用浸透のために行ったことは何かありますでしょうか？

社内向け、販売店向けにオンラインを活用した商談支援のご紹介をする際、調整アポの使い方や概要説明も併せて実施しました。

ー効率的に利用浸透を行っていらっしゃったのですね！

日程調整を効率化してクリエイティブな時間を生み出す

ー最後に、調整アポの導入を検討されている方へ一言メッセージをお願いいたします！

日程調整で時間をとられるのは大変もったいないです。

業務において削減できる時間はシステムを活用してカットし、クリエイティブな時間に活用していきましょう！

ーDXアドバイザーの皆様、この度はありがとうございました！