日程調整ツール「調整アポ」

温度感の高いリードを逃さずアポ獲得! 商談化率130%を実現した3つの活用法

この記事の要約
  • 専任ゼロからIS業務フローを整えながら、使いやすさを求めて調整アポを導入
  • セールスだけでなくマーケティング施策でも活用して、架電なしでもアポを獲得
  • 調整アポの活用で商談化率130%を達成!月間アポ獲得数の30%を自動で獲得

 
ウェルネス業界を中心に、月額型店舗のための会員管理・予約・キャッシュレス決済システム「hacomono」を開発・販売する株式会社hacomono。
今回はどのように調整アポをご活用いただいているのか、インタビューしました!
 

日程調整ツールの導入だけでは
アポ獲得を効率化できなかった

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 ー 元々はどういったフローで日程調整を行っていましたか?
 

岡本:当初はインサイドセールス専任がいませんでした。なのでセールスメンバーがリードに対し架電をして、アポ獲得を行っていました。その時点ではまだ日程調整ツールの存在自体をあまり知りませんでした。
 

事業が成長した段階で、インサイドセールス業務を外部に委託してアポ獲得フローを変更しました。その際、その外部チームが日程調整ツールを利用していたため、弊社でもそのツールを導入したんです。
 

その後メンバーが増えるにつれて、インサイドセールスを外注から内製化へ。自社のみでインサイドセールス業務を行う際にも、その導入した日程調整ツールを継続して利用していました
 
 

 ー すでにツールを利用されていたんですね!その業務フローにおける日程調整についての課題は何かありましたか?
 

岡本:日程調整ツールを活用していましたが、使っていくうちに細かい部分が使いづらいと感じるようになってしまったのです。
 

具体的には以下のような点です。
 

  • ・担当者のランダムアサインの基準が曖昧。一部メンバーに商談担当が偏ってしまう
  • ・アポ設定時の通知がなく「いつの間にかアポが入って予定が埋まる」状態になっていた

 

もちろん従来の手作業による日程調整と比べると手間は少なかったのですが、細かな使いづらさが蓄積しているような状況でした。

欲しい機能と使いやすさを求めてツールを切り替え。
2営業日で即導入決定

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 ー 日程調整ツールのリプレイスを検討したキッカケは何だったのでしょうか?
 

岡本:元々利用していたツールになかった「候補提案型」の日程調整機能が使いたかった、というのがキッカケです。
 

日程調整ページを相手に送る際、「空いている日程全てがオープンな状態」ではなく「任意の日時の中から選択してもらう状態」での日程調整を利用したいという弊社の都合がありました。
 

そういった事情があり、元々ちょっとした使いづらさを感じていたこともあって、既存の日程調整ツールから、もっと自社にあったツールに切り替えようという運びとなりました。
 

新たに導入するツールについては、すでに日程調整ツールを個人で利用していた社内のメンバーからいくつか紹介してもらうなどして調査を進めました。
 

その中に調整アポも含まれており、最終的に3社ほど比較検討をしていたんです。
 
 

 ー 調整アポを導入いただいた決め手はなんだったのでしょうか?
 

岡本:決めた理由は3つありました。
 

  • ・求めていた「候補提案型」の日程調整機能がある
  • ・操作性がよく、実際に使うイメージが湧いた
  • ・その上で料金体系が他より安く、コスパがいいと感じた

 

複数社のプランや機能などを資料にまとめるなどして比較検討を行っていましたが、調整アポとの打ち合わせでデモを見せてもらったところ、すぐに「これはいいな!」と思い、社内で決裁を取り付けてすぐに導入を決めました
 

 ー 確かに、打ち合わせから2営業日後には導入のご連絡をいただきましたね!導入までのスピードが早かったと記憶しています。

ホットリードを逃さず効率的にアポ獲得。
商談化率130%に調整アポが貢献

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 ー 現在は調整アポをどのようにご活用いただいていますか?
 

五十嵐:インサイドセールスでのアポ獲得業務において、以下のように利用しています。
 

  1. 1. 架電でアポ獲得ができなかった場合のフォローメールに予約ページURLを掲載
  2. 2. リード掘り起こし時のナーチャリングメールに予約ページURLを掲載
  3. 3. サービスサイトに予約ページを埋め込み

 

架電時にアポ獲得ができない場合でも、その後のメールに予約ページURLを掲載することで、1回のフォローメールからアポが取れています。
 

また、過去に接点があるものの「今はわざわざ架電をする程の状態ではないリード」に対して、ナーチャリングメールと調整アポを送ることで、わざわざ架電しなくともアポを一定数獲得することができています。
 

そして、調整アポの活用で1番インパクトがあるのが、サービスサイト内への予約ページ埋め込みです。
 

サイトに訪問して問い合わせをしてくださる方は、非常に温度感の高いお客様です。そのお客様にはこちらからアプローチしなくとも、サイト内の調整アポで自らアポ設定をしてくださるので、ホットリードを効率的にアポに繋げられています。
 

また、最近ではマーケティングチームでも新たに利用をはじめました。取次店様との取り組みを新たに行っており、新規取次店様との打ち合わせの日程調整に調整アポを使っています。
 
 

 ー 調整アポを導入して、どのような効果が得られましたか?
 

岡本:具体的には以下の成果を得られています。
 

  • ・月間アポ獲得数のうち、約30%を調整アポ経由でアポ獲得
  • ・セールスメンバー1人につき、1時間/日の業務効率化

 

定量的に見ると、調整アポのおかげでかなり獲得効率も業務効率も上がっています。
 

五十嵐:温度感の高いお客様の場合、1回の架電時間が30分にも及ぶこともありまして、1回のアプローチに工数がかかってしまうケースがありました。
 

調整アポを使うことで、アポ設定をお客様自身が行ってくれて、かつ備考欄にお客様の情報を入力してくださるので、その分を他のお客様へのアプローチに時間を割くことができ、非常に助かっています。
 

岡本:あとは予想していなかった効果として、調整アポをお送りしたお客様からのリアクションです。
 

弊社はフィットネスクラブなどウェルネス業界の店舗における会員管理・予約システムを提供していますが、お客様との日程調整時に調整アポを送ることで「さすが予約システムの会社ですね。」と言っていただくことがありました。
 

弊社のシステムはないのですが、弊社のブランディングにも一部貢献いただけているという発見がありました。(笑)
 
 

 ー 調整アポの導入により効率化した時間をどのように活用されていますか?
 

岡本:効率化して浮いた分は、そのままセールスの行動量増加に充てています。温度感の高いホットリードの対応が自動化できている分、架電やメール施策で他のお客様へのアプローチを増やしています。
 

五十嵐:特にここ1ヶ月は温度感の高いお客様からの問い合わせが多かったこともあり、商談化率が通常より約30%も上がっているんです。
 

調整アポで業務効率化できてるおかげだと感じています。もし調整アポがなければ、ここまで数字は伸びてなかったと思います。
 

 ー 直近でも具体的な数字に貢献できていることを伺えて光栄です!

セールス人材を増やすよりも、
まず調整アポを導入した方がいい

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 ー その他に調整アポを使っていて感じることはありますか?
 

五十嵐担当の方のサポート体制が手厚くて非常に助かっています。
 

機能についての質問やアップデートの要望など、こちらからの問い合わせに対していつでもすぐに返信が来て対応してくださいます。
 

このようにサポート体制が整っていることもサービスの使い勝手に影響が出てくるんだと感じています。
 
 

 ー ありがとうございます!最後に、調整アポを検討している方々に一言お願いします!
 

五十嵐:弊社もそうでしたが、特に人材リソース不足のスタートアップ企業などは、導入すれば効果を発揮するので、人材を増やすよりもまず調整アポを導入した方がいいと思います。
 

岡本:従来のような日程調整やアポ獲得業務を行っているような企業であれば、機能をちゃんと活用すれば確実に業務改善に貢献できると思うので、導入をおすすめします。
 

 ー 力強い後押しのお言葉をいただき、ありがとうございます!

クライアント名株式会社hacomono
業種店舗向け会員管理・予約・決済システム事業
利用部署インサイドセールス・マーケティング
従業員数60名

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