日程調整ツール「調整アポ」

導入の決め手は優れたUIと費用対効果。利用開始1ヶ月で他部署にも紹介

この記事の要約
  • 複数人で日程調整をする時に時間がかかるのが課題
  • WEB会議が増えたことで余計な工数も増えていた
  • インサイドセールスチームで導入したところ好評

2016年にサービス提供開始。サッカー元日本代表の本田圭佑さんの広告でもおなじみ、顧客満足度No.1のタレントマネジメントシステム『HRBrain』。こちらを運営する株式会社HRBrain様に、『調整アポ』についてインタビューしました!

メンバーのカレンダー確認がとにかく非効率。
運用面でも課題あり

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ー 調整アポの導入前は、どういったフローで日程調整業務を行っていましたか?

長崎:各チームで業務フローがバラバラだったのが元々の状況でした。

セールスメンバーが個々人で色々なツールを使用していたり、そもそもツールを使用せずアナログで日程調整や管理をしていたりと、業務フローが統一されていなかったのです。

ー そういった状況の中で、日程調整における課題はありましたか?

藤野:カレンダーを確認するのがとにかく非効率だった、というのが課題です。

商談設定をする場合に参加者全員のカレンダーを見て空き日程を調整しますが、

たとえば「セールス3人の中から誰かをアサインします。」という場合、3人分のカレンダーを見ながら空き日程を見つけなければいけないということになり、いちいち時間がかかっていました

またWEB会議の運用の面でも課題がありました。商談決定してWEB会議のURLを送った後で、こちら側の都合で担当者が変更になった場合、会議用のURLも変更する必要が生じます。

しかし、そこのやり取りが上手く機能せず、余計な工数が発生していたのです。

各チームでバラバラだったフローを何とかしたかった

ー すでに個々人ではツール導入をされていましたが、なぜ会社として日程調整ツールの導入を検討されていたのでしょうか?

長崎:そもそも日程調整というものに対して、「チームによってツールを使う使わない」イコール「コストをかけるかけない」と差が出ているのは何故だろう、という議論になりました。

またセキュリティの観点からも、ヒューマンエラーによる誤送信・誤共有のリスクを、異なるサービスを利用することによって「日程調整」でセキュリティに差が生じることも避けたかったのです。

そういった点から、日程調整のために導入するツールを統一したかったので、統一できるツールはないか、と探している段階で調整アポのお話を聞きました。

調整アポ導入の決め手は優れたUIと費用対効果

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ー 調整アポをお知りになったきっかけについて教えていただけますか?

長崎:元々は存じ上げていなかったのですが、御社の受付システム(クラウド受付システムRECEPTIONIST)を導入させていただいていて、その中で担当の方から調整アポについてご案内をいただきました。

トライアルで導入とレクチャーを受けてみて「これなら課題を解決できそうだな」と感じ、インサイドセールスチームから導入をさせていただきました。

ー ありがとうございます。他のツールも検討される中で、導入の決め手はどういったところだったのでしょうか?

藤野UI(ユーザーインターフェース)と価格ですね。

管理画面やフォントなどを含めて「今時のSaaSっぽい」感じが心地よく使いやすいと感じました。他のサービスとも比較しましたが、やはりUIが1番よかったですね

価格面でもアカウントごとの料金体系で月額の支払いは定額なので、費用対効果の算出がしやすかったです。削減できる工数を人件費換算して、費用効果が合うことを算出した上で、社内稟議を通すことができました。
長崎:「対お客様との日程調整」において、機能的な面で他社と比較しても遜色なく、かつきちんと運用に乗せられそうだというイメージが沸いたので、導入を決めましたね。

染み出し型で社内に浸透。
1ヶ月で他部署へ展開の意思決定

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ー チームや社内での浸透はどのように進めていったのでしょうか?

長崎:比較検討段階から徐々に使ってもらって、染み出しで使ってもらっていった。

全社的に「ツールを導入します」と宣伝したというよりは、最初のトライアルの段階から使わせてもらって、いつの間にか浸透している、という形で広がっていきました。
藤野:チームとしては、導入マニュアルと運用マニュアルの2つを用意していました。そのマニュアルを元に会議でチーム全体に共有して、インサイドセールスチームに展開していきました。

ー HRBrainさんでは、導入後わずか1ヶ月でプランアップをしていただき、利用人数を増やしていただいたんですよね。

長崎:そうですね。インサイドセールスチームで導入したところ好評だったので、「じゃあ他のチームにも展開しよう」ということでカスタマーサクセスチームにも展開しております。

組織上、意思決定スピードは早いので、短い期間でプランアップの決定をさせていただきました。

ー そうでしたか。ありがとうございます!

月間600コールも行動量が増加!
セキュリティ対策も実現

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ー 導入後にはどういった効果がありましたか?

藤野インサイドセールスにおける工数削減ですね。チーム全体で見ると、大体月間で100時間ほど工数削減が出来ています。これをそのままアクションに換算すると、月にプラス600コール増加させられています。

商談数や歩留まり率を考えた時、この追加コール分で受注数件分となる計算です。LTVを考えると、調整アポのコストを何倍何十倍もペイしているという話になるので、非常に費用対効果のいい施策となっております。

ー その他にも導入後に効果を実感したことがあれば教えてください。

長崎:課題となっていた業務フローが統一されました。

導入前はチームごとに異なるサービスを使っていたため、そのサービスそれぞれによるミスが発生してしまうリスクがありました。

調整アポを導入して業務フローを統一できたことで、そういったリスクを無くすことができました。

お客様の情報を扱う上でもセキュリティのリスクを下げられたのは大きなメリットだと思います。

ツール導入で得られる3つのメリット。
本来やるべき業務にフォーカスすべき

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ー 日程調整ツールを使うべき理由はどこにあると思いますか?

長崎:ツールを導入することによって、アクションに費やせる可処分時間を生むことができるのが大きいと思います。

「日程調整」というのは実際、誰でも出来てしまう業務です。そういったことはツールがやるべき世界になってきていると感じます。

その分、人間は本来やるべき時間にフォーカスすべきなので、そこを考えている会社さんはぜひ検討してみてほしいですね。
藤野:日程調整を利用するメリットは3つあると考えています。

  1. 1. 業務工数の削減
  2. 2. セキュリティの強化
  3. 3. リードタイムの短縮

業務工数が減ることで、長崎も言っているように浮いた時間を他の業務に充てることができます。

セキュリティについては、人の手が介入するとどうしてもヒューマンエラーが発生してしまいますが、ツールの導入にでそれが解消できます。

最後のリードタイムについては、日程調整においてお客様とのやり取りが短くスマートになるため、リードタイムの短縮ができます。

リードタイムが伸びるほど受注率は低くなるのが一般的なので、日程調整ツールの導入が結果として受注率アップなどの業績にも繋がるわけです。

おそらく大抵のケースでは、費用対効果が合うサービスだと思うので、コスト面で迷っているのであればぜひ検討した方がいいと思います。

ー 御社の経験に基づいたお言葉をいただき、ありがとうございました!

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クライアント名株式会社HRBrain
業種クラウド人材管理サービス事業
利用部署営業
従業員数(非公開)

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