日程調整ツール「調整アポ」

日程調整ツール

日程調整の「見えないコスト」を効率化し営業と採用のスピードを向上

この記事の要約
  • 商談や面接が増える中で、毎回発生する日程調整の非効率さが課題にあがる
  • 調整アポの導入で、営業でも採用でもスピードUPと効率化を実現
  • 時間コストを減らし、本来自分たちが割くべき仕事に頭を使う時間が増えた

  

インフルエンサーマッチングプラットフォーム「SPIRIT(スピリット)」やSNS運用代行「PRST(プロスト)」など、影響力を持った個人とクライアントを結びつけるマーケティングプラットフォームを展開しているLIDDELL株式会社に「調整アポ」についてインタビューしました!
 

メンバー1人につき6時間/月の日程調整コストが課題に


 
ー 日程調整業務の課題は何でしたか?
 
浅川:営業活動で毎回発生する日程調整に時間を使っていることに対し、非効率で生産性がないと感じていました。
 
萩原:一番の課題は時間コストですね。
 
1つのアポイントメント(以下、アポ)に対して、
 

  • ・日程を調べる
  • ・仮押さえする
  • ・メールを送る
  • ・日時が決まったら仮の候補を消す

 
という作業に5〜10分はかかっています。
 
1日4件×週5日=月80件 のアポだとしたら、
月にすると400分、6時間以上を日程調整に使っていることになります。
 
ほぼ丸1日に近い稼働時間を浪費するコストを改善したいと思っていました。

商談の増加により、効率的な日程調整ツールを検討

ー 調整アポを導入したきっかけを教えてください。
 
浅川:利用している受付システム「RECEPTIONIST」からサービスが出ていることを知って、”欲しかったツールだ!”と感じました。
 
萩原:弊社がインサイドセールスを強化しており、今後商談が増えると感じているタイミングでもあったので、浅川から聞いて導入を検討しました。
 
ー 決め手になったポイントはどこですか?
 
萩原管理画面が分かりやすく、設定しやすいところですね。
 

  • ・Googleとの同期などの初期設定
  • ・誰か一人が参加する・優先順位をつけるなどのカスタマイズ

 
など、管理画面上から簡単に設定できるところが良かったです。
 
浅川:他社のアポ調整ツールですとアカウント単位の料金体系が多い中で、RECEPTIONISTの「調整アポ」は作成ページ数単位の料金体系だったことが弊社にマッチしたと思います。
 
社員によって頻繁に使う場合と、そうでない場合があるのでありがたいです。

スピードが求められる営業と
複数の面接形式がある採用で活用


 
ー どのようなシーンでお使いいただいていますか?
 
浅川:私は営業担当ですので、自分のクライアントにアポイントメントを打診するときに使っています。
 
ー ご要望だった「参加者設定」は採用でお使いいただいているんですか?
 
萩原:はい。応募者の熱量が冷めないうちに面接を設定したいので

 

  • ・担当部署のうち誰か一人が参加する面接
  • ・役職者が参加しなければならない面接

 

と段階に合わせて複数のパターンを使い分けて、調整メールを即時に送れるのが良いですね。
 
浅川:営業でも同様に、自分だけ参加する場合と上長に同席してもらう時があります。
この機能は非常に便利ですね。

浸透のポイントは「小さく始めること」
社内のキーマンから広めていく

ー 社内浸透に関しては浅川様が行ったのでしょうか?
 
浅川:特別なことはしておらず、公式のヘルプページへ案内したらほとんどの社員が理解してくれました。
 
ー ツールの社内浸透のポイントがあれば教えてください。
 
萩原:私たちは様々なツールを使ってDX化していますが、
 
一番のポイントは「小さく始めること」と「トップダウン」だと思っています。
 
まずは部署やメンバーを限定して使ってみることと、効果を感じられるリーダーが実際に使ってみること。
 
そこから「便利だから使ってみて!」と広げていくことが浸透のカギになると思います。
 
ー おふたりが社内インフルエンサーになってくださったんですね!
これはどのDXにも当てはまるポイントですね。

採用候補者の返信スピードがUPした


 
ー 導入し、どの面にメリットを感じていますか?
 
萩原予定を組む際に、すぐにURLをお送りして調整できる便利さです。
 
カレンダーを見ながら候補を送ったり、先方の候補に対して自分のカレンダーを見て調整したりするわずらわしさが一切なくなりました。
 
対面の機会が減り、ほとんどがWEB会議になっているなかで使い勝手の良さとスピード感を実感しています。
 
ー 実際にどのような効果がありましたか?
 
浅川:アポイント調整の煩わしさがなくなったことはもちろんですが、クライアント様から「先進的なツールですね!」とポジティブなお声をいただくことも多いです。
 
萩原:採用では、日程確定までに2日ほど要していたものが遅くても当日中に確定するようになりました。書類審査から面接設定まで1時間ほどで日時が確定することもあります。
 
空き時間から選んでもらう形にするだけで返信スピードが非常に早くなりました
 
仮押さえという概念が、社内にも候補者の方にもなくなるのが良いですね。
 
ー 使われているツールの中には、日程調整機能がついているものもあるのではないでしょうか?
 
萩原:採用管理ツールにはカレンダーや日程調整機能がついています。
 
自分の予定が採用関連しかないのであればその管理で十分だと思うのですが、
私は採用と営業の比率が3:7程度なので、一元化されていないと煩雑になってしまうんです。
 
日程調整はシンプルで機能が特化しているものを統一して使った方が、採用以外にも業務関わる社員が多い社員には効率的なので調整アポを使っています。
 
ー ありがとうございます!

日程調整は「見えないコスト」 
課題として顕在化させることがスタート


 
ー 調整アポで削減させていただいた時間はどのように活用されていますか?
 
萩原:本来のやるべき仕事に時間を割くことができています
 
メールや電話でアポイントをとっていたのが当たり前だった中で、なぜわざわざツールを入れるかというと、見えないコストを削減できるからなんです。
 
日程調整で使う時間は、1回1回はごくわずかです。
 
1件5分ぐらいだったとしても、毎日数件が積み重なりますし、営業担当がいればいるほど、全体としてかけている時間が大きくなってきます。
 
さきほどのように、部署の人数で月にどれだけの時間がかかっているかを算出すれば、コストとして顕在化します。
 
「そのコストを削減すれば、ミーティングや商談を1回でも増やすことができる」と明確に見えてくるので、入れる価値は十分にありますよね。

誰もが使うからこそメリットを確実に感じられる

最後に、おすすめポイントを教えてください!
 
萩原:ツールに対して、設定や導入が大変だとか、導入したけど使ってない、などの懸念があると思うんですが、日程調整は誰もが確実に使います。
 
調整アポは設定も簡単で、時間コストを確実に減らせます
デメリットなくメリットを感じられるというのが一番のポイントです。
 
浅川:一番良かった点は、本来自分たちが割くべき仕事に頭を使う時間が増えたことです。
 
「効率を上げたい」「生産性を高めたい」企業の方は、目に見えないコストを削減するためにも導入した方が良いと思います。
 
採用やセールス、カスタマーサポートなど様々な役職がありますが、外部の方との打ち合わせが多い会社は特にメリットが大きいはずです!
 
ー ありがとうございました!
 

クライアント名LIDDELL株式会社
業種情報通信業
利用部署セールス|人事
従業員数60名

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