日程調整ツール「調整アポ」

日程調整ツール

膨大なコスト削減に成功し、アポ数が150%アップ。マーケティング施策で自動アポ獲得を実現

この記事の要約
  • 社内調整の手間や予定のダブルブッキングなど、日程調整の手間や機会損失が課題
  • トライアル時のサポート体制に安心感があり、Salesforce連携が決めてで調整アポを導入
  • 1週間でおよそ30時間のコスト削減を実現し、アポ数が150%アップ

  

インスタグラムの写真や動画をECサイトで活用し商品訴求力を高めるビジュアルマーケティングプラットフォーム「visumo」を提供している株式会社visumoに「調整アポ」についてインタビューしました!
 

商談のための社内調整が課題。
ダブルブッキングも発生していた

ー 導入検討の背景を教えてください。
 
千林:弊社は上長が同席してお客様と商談する機会が多くあります。
内部でのスケジュールを確認してからお客様に候補を提案するフローの効率が悪く、無駄を排除したかったのが背景です。
 
ー いちばん課題に感じていたことは何ですか?
 
千林:調整中の仮予定を入れ忘れることによるダブルブッキングと、
候補日に対し双方の予定が合わず、メールの往復が発生することです。
 
再調整になることは、社内外の工数もかかり機会損失のリスクとしても課題でした。

サポートの安心感とSalesforce連携が決め手


 
ー 調整アポ導入の決め手はどこでしょうか?
 
千林

  • ・社内ツールであるOutlookとの連携
  • ・自動でZoomのURLが発行される
  • ・社内の複数名の調整ができる

 

ことをベースに比較していました。
 
調整アポは、トライアル時のサポート体制が良かったことと、今後のサービスの拡充予定をお話しいただけたことに安心感を持てました。
 
機能では、Salesforce連携ができるのが決め手でした。
 
今後Salesforceを活用したときに、問い合わせから直接リード情報が入ることが非常に便利だとイメージできました。

わかりやすいUIで社内浸透もスムーズに

ー 社内の浸透はどのように行いましたか?
 
千林:エンジニア以外が所属するビジネスチーム(セールス、サポート、カスタマーサクセス)全員のミーティングで、実際の画面を見せながらレクチャーしました。
 
スムーズに移行できたのは、UIがわかりやすかったからだと思います。
 
また、ルールとして、予約URLの命名規則があります。
 
例)社員Aと社員BのWEB会議用URL
https://booking.receptionist.jp/ web_(社員Aの名前)_(社員Bの名前)
 
一人当たり様々なパターンの会議URLを発行しているため、混乱を防ぐために設定しています。

アポイントメントを自動取得。
マーケティング活動に貢献


 
ー どのようなシーンでお使いいただいていますか?
 
千林
 
セールス
・パートナーやクライアントとの商談
 

マーケティング
・サービスサイトからの説明会の申し込み
・潜在顧客向けアプローチ
 

採用
・面談や面接の日程調整
 

で活用しています。
 

奥山:今までインバウンドの日程調整は比較的スムーズだったのですが、
アウトバウンドはアプローチをしてから、日程を調整するやりとりが発生していたんです。
 
調整アポにしてからは、興味があればお客様からアポイントメント(以下、アポ)を入れてくださるようになりました
 
新規に営業するマーケティング活動にはかなり効果が高く、商談機会を取りやすくなったことを実感しています。
 

(サイトTOPに表示される「相談会」予約ボタン)

 

千林:お客様は、サイトに表示した「相談会実施の日程はこちら」ボタンから日程を選ぶだけなので、手間をかけずに気軽に相談会に申し込んでいただけています。
 
また、展示会のアフターフォローのメールに、予約URLを添付することでアポにつながりやすくなりました。

お客様の温度感が高いうちに商談設定ができる


 
ー 実際に感じられているメリットはなんですか?
 
奥山工数をかけずに、すぐに日程調整できることです。
 
以前は、複数人の参加者の空いている時間を抽出するだけで時間がかかっていました。
社内から3名以上参加する場合などは、候補を出すだけでも10分ほどかかっていたと思います。
 
全員の空いている時間がすぐにわかれば、時間コストもなくなりますよね
 
また、お客様に打診する際、翌日など直近の日程を提案するのは失礼ではないかと思い、早くても次週以降の日程を提案していました。
 
先方が選べるようになれば失礼ではなくなりますよね。
 
千林:いちばん近い予定でも埋まっていくので、今までよりアポを前倒して行えています。
お客様の温度感が高いうちに商談につながっていると感じています。
 
ー 調整アポで効率化した時間はどのように使っていますか?
 
千林1件でも商談を増やし、お客さんへの提案内容を考える時間に割けるようになりました
 
奥山:我々はEC業界という移り変わりが激しい中にいますので、お客様が行っている施策や事例など、知識を蓄える時間ができたのがすごくありがたいです。

1週間で150分/1人×チーム11人。
膨大なコストを削減できた


 
ー 定量的な効果を教えてください。
 
千林:先ほどもあったように、社内調整も含めると1件の日程調整に10分ほどかかっています。
 
日に3件ほどのアポを取るため1週間に15アポ=1人150分もなります。
現在11人のチームなので、人数分かつ時給に換算したら膨大な費用になるんです。
 
弊社のようなスタートアップ企業こそ、このような仕組みで時間を作っていかなければいけないので、効率化を実感できて嬉しいですね。
 
奥山:月100件くらいは調整アポからアポを取得しています。
効率UPを実感しており、社員によってはアポ数が150%上がったという声もあります。

WEB会議URL自動発行と当日のリマインドメールが便利

ー 便利に感じている機能があれば教えてください。
 
千林:ZoomのURL自動発行とリマインドメールです。
 
ZoomのURLを送り忘れてしまい、当日に連絡が来て慌てて対応するということがなくなりました。
 
また、調整アポは簡単にアポが取れる分、お客様が当日までに忘れてしまう、なんてことも…。
当日に「本日はお願いします」とメールしていたことが自動化されて助かっています。
 
ー 当日のリマインドは千林様からいただいた要望になります。お役に立てていてよかったです!
その他に工夫されていることはありますか?
 
千林:良い意味でどんどん予定が埋まっていくので、空き時間を確保するためにスケジュールをロックしたり、管理画面で前後のバッファを設定したりしています。
 
また、商談によっては入力項目に「当日相談したいこと」項目を追加し、商談準備に活かしています
 
奥山:相談会の申し込みでは、入力いただくのは必須項目のみです。
 
入力項目が多く手間に感じられてしまうよりは、まず商談の機会を設定することを優先しています。
 
ー 商談パターンによって使い分けていらっしゃるんですね。
ありがとうございます!

効率化と商談機会の増加を両立する日程調整ツール


 
ー 日程調整をツール化する一番の効果はどこにあると思いますか?
 
千林業務の効率化と商談機会の増加、どちらの効果も大きいです!
 
実は最初、「お客様に日時を選んでいただくことを、失礼に感じられてしまうのでは」という声もあったんです。
しかし、双方にメリットがあることは使ううちに実感しましたし、導入を進めてよかったです。
 
対面でないといけないと思われてきた商談をWEB会議で行うようになったように、時代も変わっているので、日程調整も今後スタンダードになっていくと感じます
 
コストパフォーマンスが本当に良いですし、なんで使わないんですか?と思うくらいです。(笑)
 
ー ぜひ御社から調整アポを広げてくださったら嬉しいです!
ありがとうございました!
 

クライアント名株式会社visumo
業種情報通信業(ビジュアルマーケティングツールの開発、販売)
利用部署セールス|マーケティング|人事
従業員数20名(2021年7月現在)

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