日程調整ツール「調整アポ」

日程調整ツール

誰でもできる業務を自動化し、お客様と向き合う時間を作る。新しい活動・戦術の創出へ

この記事の要約
  • 日程調整での業務圧迫が課題。無料ツールでは全てを解決できなかった
  • 調整アポの導入で、セールスとマーケティングの業務効率化を同時に実現
  • 月間商談数の1/3をツールで創出。実質的な人件費削減にも貢献

 

1999年に設立され、常に新たな事業やサービスを展開しつづける株式会社VOYAGE GROUP。今回はそのグループ会社で、デジタルギフト事業『デジコ』を運営する株式会社VOYAGE MARKETINGに、『調整アポ』についてインタビューしました!
 

日程調整での業務圧迫が課題。
手作業による営業管理の非効率

ー 日程調整などの営業活動において、どのような課題をお持ちでしたか?

 
山口:セールスチームでは、商談獲得の工数圧迫や手作業によるお客様対応の漏れなどのミスが発生していることが課題でした。
 

荒井:マーケティングチームとしては、資料請求やお問い合わせをCVポイントの1つとして置いています。セールスメンバーが多くないため、いかに効率よくセールスへリードを送れるか、ということが課題としてありました。
 
 

ー 何か営業管理系のツールなどは以前から活用されていたのでしょうか?
 
山口:いえ、当時は全てスプレッドシートで管理をしていました。
 
そのためお問い合わせ情報の管理方法が統一しづらく、商談獲得業務において非効率な状態となっていました。

無料ツールでは複数人での日程調整に課題が残った

導入事例-VOYAGE MARKETING様-2
 

ー 弊社から調整アポのお話をさせていただく段階で、日程調整ツールの導入を検討していたと伺っています。日程調整ツールを導入しようと考えたきっかけは何ですか?
 
山口:元々、セールスは個別で無料のツールを利用してお客様との日程調整を行っておりました。しかし、複数人による商談の場合、バラバラだったツールは使用できず、結局手作業で日程調整を行っていました。
 
1人での日程調整がツールの利用することにより楽になっていた分、手作業による日程調整が複雑になってしまっていました。
 
しかし「わざわざそれだけのためにコストを掛けるのはどうなのか…。」となってしまい、検討を先延ばしにしている中で、『調整アポ』のご紹介を受けました。
 

荒井:元々グループ全体で御社の受付システム(『RECEPTIONIST』)を導入していたため、担当者の方から「調整アポという日程調整ツールもある。」というのを社内で聞いておりました。

調整アポの導入で課題解決。決め手は2つ

導入事例-VOYAGE MARKETING様-3
 

ー 調整アポを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか?
 
山口:決め手となったのは次の2点です。
 

  • ・社内ツールであるSlackとの連携
  • ・WEB会議に使用するGoogle MeetのURLを自動発行&共有ができる

 

1つ目は、SlackやGoogle Meetといった、普段から業務で使用しているツールと連携できる点がよかったです。
 
2つ目は、WEB会議用のURLの発行です。それまでの日程調整ではWEB会議用のURL発行と送付がどうしても手間になっていました。
 
調整アポ導入後は、お客様に日程を選んでいただくと、自動でURL発行ができるので、日程打診から商談までのやりとりをお互いに最小工数にできているというのは大きいですね。
 
このコロナ禍だからこそ、これまでの日程調整だけでなくWEB会議のURL発行という新しい手順を踏まなければいけませんでした。
 
その作業がなくなったことが大きかったので、チーム内での浸透も早かったと思います。
 
調整アポの導入により、課題となっていた複数人の商談での日程調整を効率化できたことが非常に助かっています。
 
 
ー チームや社内での浸透はどのように進めていったのでしょうか?
 
山口:まずは「チームから最適化させよう!」という感じで運用を始めました。私からチームのグループチャットに「こんなことができるので、皆で使っていきましょう」とチームに周知をしていきました。

セールスとマーケティングの業務効率化を実現

導入事例-VOYAGE MARKETING様-4
 
 
ー 調整アポ導入後は、具体的にどのようにご活用いただいているのでしょうか?
 
山口:1番利用しているのは、資料請求やお問い合わせフォームの完了時に表示するサンクスページへの埋め込みです。セールスメンバーがランダムで選ばれて、商談が振り分けられるようになっています。
 
あとは、既存のお客様とWEB会議をする際に、調整アポのURLをお送りしています。
 

荒井:マーケティングでは、メールマガジンの中ににCVポイントの1つとして調整アポを埋め込む形で利用することがあります。
 
「お問い合わせはこちら」とCVポイントを置いていた箇所には、セットでURLを埋め込んでいます。そのまま商談につないでいい場合は、お問い合わせフォームを通さず、『調整アポ』から商談につないでいます。

月間商談数の1/3を調整アポが創出。
実質的な人件費削減にも貢献

ー 導入後にはどういった効果がありましたか?
 
山口:定量的には以下のような効果がありました。
 

  • ・お客様との商談設定にかかる工数「1社あたり10分」が「ほぼ0」に
  • 商談獲得率が10%以上アップした
  • ・月間の商談獲得数の1/3は調整アポ経由での獲得となった

 

「お問い合わせの通知→電話orメールでアプローチ→WEB会議のURL発行」という従来のフローの場合、商談設定に1社あたり10分ほどかかっていたが、そこがほぼ0になったというのは非常にありがたい効果だなと思います。
 
さらに電話やメールによる日程調整と比べて、日程調整から商談当日までのリードタイムも体感では短くなっており、全体の商談獲得率アップに繋がっているんだと思います。
 

荒井:過去1ヶ月のデータを見ると、全体の商談数の1/3程度は『調整アポ』から獲得できています。
 
つまり、全体の商談獲得の1/3は工数削減ができているので、これは営業の効率化においてすごい成果だと思います。
 
また、それだけの商談獲得というと、アポインター1名分くらいの件数を『調整アポ』で対応できていることになるので、非常にコスパがいいと言えますね。

「誰でもできる業務」こそ効率化して
お客様と向き合う時間に


 
 
ー 日程調整ツールを使うべき理由はどこにあると思いますか?
 
山口:当社の場合、新規のお客様に対してデジコを提案していくことが多いのですが、その場合、商談獲得というのはお客様との接点において、1番大事な入り口になります。
 
日程調整という業務は、手作業であってもツール利用であっても、やっていることは同じタスクです。
 
それを日程調整ツールを活用して1/3以上削減できるのなら、その分、もっと1人ひとりのお客様に向き合う時間に充てられることになります。
 
新しく生まれた時間を使ってお客様のことを考えることで、いいコミュニケーションをすることができます。
 
だから、これにお金をかける価値はある、と僕は感じています。
 

荒井:1つ1つは10分の効率化であっても、積み重なればかなりの工数削減になります。セールスは1人につき月に何十件の商談を行っているので、考えると人材を1人雇って商談の日程調整をしてもらうぐらいの業務量になるはずです。
 
そうすると、1人アシスタントを採用するよりも、日程調整ツールを入れる方が断然費用対効果がいいと感じます。
 
 
ー 最後に、調整アポを検討する方々に一言お願いします!
 
山口:「日程調整」は基本的に誰でもできる業務です。だからといって「今は間に合っているから、ツール導入は別にいいよ」と思考停止をしない方がいいと思います。
 
ツール導入によって生まれる時間を、営業活動や戦略・戦術を考える時間に活用するべきです。
 
WEB会議など、オンラインでコミュニケーションを取る時代になったことで、営業において必須のツールとなっていると感じます。
 
コスト的にも高価なサービスというわけではないので、ぜひ一度試してみるべきかなと思います。
 
荒井:マーケティングとしても、CVが増えたという効果があります。
なので、今回の『調整アポ』の導入はマーケティング・セールスの両方にインパクトのある施策となったと言えます。
 
「業務効率化」という観点で迷っているのであれば、逆にそこに人員を張るのはもはや無駄なんだろうなとも思うので、もう導入しちゃった方が早いのではと思います。
 

ー 力強いお言葉をいただき、ありがとうございました!
 

クライアント名株式会社VOYAGE MARKETING
業種デジタルギフト事業
利用部署セールス|マーケティング
従業員数80名

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