日程調整ツール「調整アポ」

2つの重要な要素が決め手!営業・採用の日程調整フローを効率化し、急成長へ

この記事の要約
  • 組織の拡大につれて、現状の日程調整フローに課題感が生じていた
  • 求める機能要件を全て満たすツール、かつ費用対効果の高さが決め手となり導入
  • 営業活動・採用活動の双方で活用し、それぞれ数十時間の業務効率化を実現

 
企業とユーザーが融け合うカスタマーサクセスプラットフォーム「commmune(コミューン)」を提供するコミューン株式会社。
2022年からアメリカでのサービス提供を開始予定など、急成長を遂げている中で、営業・採用活動における日程調整ツールとして「調整アポ」をお選びいただきました。今回はどのように調整アポをご活用いただいているのか、インタビューしました!

 

組織が拡大する中、
今までの日程調整ツールでは不安があった

導入事例_commmune_3

 
 
 ー 調整アポの導入前にはどういったフローで日程調整を行っていたのでしょうか?
 

平尾:元々は他社の日程調整ツールを利用していました。
 

ツール導入によって日程調整を効率化できてはいたのですが、採用寄りの日程調整ツールだったからか、入力フォームに「企業名または学校名を入力」という補助文が必ず表示されてしまい、若干の使いづらさを感じていました。

 

あとは、提供される初期設定マニュアルが難しく、自社で更にマニュアルを作成した上で新メンバーに導入を行うこととなり、余計な工数がかかっていました。

 
 
 ー なるほど。そういった中で日程調整ツールの乗り換えを検討されたということでしょうか?

 

廣野:そうですね。またコーポレート目線では、将来的なコスト増加も懸念としてありました。組織が拡大すると同時に、どんどんコストも高くなるだろう、と思っていたため、乗り換えを踏まえて他の日程調整ツールのリサーチを行いました。

導入の決め手は2つの重要な要素

導入事例_commmune_4
 
 
ー リサーチの中で調整アポを知ったきっかけは何だったのでしょうか?

 

廣野:並行して受付システムをリサーチする中で、『RECEPTIONIST』について問い合わせした際に、調整アポをご紹介いただいたことがきっかけですね。

 

ちょうど日程調整ツールの再検討をしていたタイミングだったので見てみたら、調整アポは基本的にこちらの要望を実現できる機能が揃っており、これならいいんじゃないかと思い、セールスチームのメンバーとも相談した上で、導入の検討をさせていただきました。

 
 
ー 調整アポの導入の決め手はどのような点だったのでしょうか?

 

廣野:やはり、機能条件がすべて満たされるという点が大きかったと思います。

 

単純に日程調整をラクにするだけではなく、インサイドセールスとお客様とのやり取りや、商談前にフィールドセールスへ情報を引き継ぐなど、日程調整の前後にも必要な工程はいくつもあります。

 

それらを含めて効率化をしたいというニーズがあると、色々と欲張ってしまい機能要件がどんどん出てくるものですが、調整アポはその要件を全て満たせるというところが決め手でした。

 
 
ー ありがとうございます。懸念されていたコスト面についてはいかがでしょうか?

 

廣野:コストもかなり削減できました。今の利用状況を元の他社ツールに置き換えるとおそらく倍近い料金になっているはずです。組織を拡大する上で、会社の人数が増えたときの費用面での不安がとても大きかったので、コストが抑えられるのも嬉しい点でした。

2つの機能を活用して営業工数を大きく削減。
浮いた時間の活用方法とは

導入事例_commmune_5
 
 
 ー 具体的にどのように調整アポをご利用いただいていますか?

 

廣野:現在、採用活動と営業活動の2つの局面で利用させていただいております。内訳は採用で6割、営業で3割、他の部門で約1割といった割合で利用しています。

 
 
ー ありがとうございます!ではまず営業活動ではどのように利用しているのでしょうか?

 

廣野:営業では機能を沢山使わせていただいていますが、特に

 

  • ・ランダム担当アサインや優先度づけ機能で営業リソースを効率的に配分
  • ・バッファ機能を入れて、連続商談や会議を詰め込みを防ぎ、営業の負荷軽減

 

こちらの機能を活用して商談・会議が集中しすぎない設計が可能になり、質の高い営業活動になるよう工夫しています。

 

平尾:優先的に対応するリードごとに予約ページのURLを分けて、リソースを効率的に振り分けしています。またURLを分けることで、誰が商談を獲得したのかを明確化させたり、業務委託のセールスの方々との通知の区別をつけたりすることが可能になりました。

 
 
ー 調整アポの導入によってどのような効果が得られましたか?

 

平尾:業務効率化による工数削減は非常に進んでいます。

 

  • ・メールなどのやり取りの回数が減る
  • ・候補日程の仮押さえや予約解除などの工数がなくなる
  • ・商談前のリマインドメールを自動化できる

 

これらが全てURL1つ送るだけで全て調整できるので、非常に助かっています。1回の商談につき約15分くらいかかるとして、仮に月の商談数が100件だとすれば合計で25時間分を削減できることになります。

 

調整アポ1つ導入するだけで数十時間の工数削減が実現できており、営業の効率化に繋がっています。

 
 
ー 効率化によって得られた時間はどのようなことに活用していますか?

 

平尾:商談の質を上げるための準備時間に充てています。必要に応じて商談前にメールにてヒアリングを行ったり、独自でリサーチを行ったりして、「コミューンをどのように活用してもらえれば価値提供ができるか」という仮説検証を事前に行い、それを商談で提案しています。

 

そのためにも早めに質の高い情報を得ることが商談の肝で、その質を上げることが受注に直結するため、なるべくそこに時間を充てるようにしています。

調整アポを採用活動にも活用。
なぜ全社でツール浸透が進むのか

導入事例_commmune_6
 
 
ー 続いて、採用活動では調整アポをどのように活用しているのでしょうか?

 

廣野:採用する職種ごとに面接にアサインするメンバーが別れているため、採用職種やポジションごとに予約ページを分けて利用しています。

 

弊社では現在採用を強化しており、どんどん新しいポジションや欲しい人材が生まれています。それに応じてまた予約ページも増えていっている状況なので、結果かなりの割合を採用活動で利用しています。

 

採用においても、面接にアサインするメンバーの社内調整や候補者様とのやり取りなど、調整業務に追われてしまうことが多いと思いますが、採用担当は採用業務に集中してもらうべきなので、調整アポを活用して周辺業務を自動化できているのは非常にありがたいですね。

 
 
ー 導入によってどのような効果が得られましたか?

 

廣野:採用面接も現在かなりの件数を実施しているため、それこそ営業活動と同じように数十時間の工数を削減できています。

 

採用ですと、候補者様もご自身が日中に仕事がある中の忙しい合間にやり取りを行うので、面接の予定が結構先の日程で決まることが多いのです。

 

その場合でも、調整アポのURLを送れば、先の日程まで選択した範囲候補が出てくるので、一発で日程が決まるというところが結構効果としては大きいかなと思います。

 

また、リマインドメールの機能によって、面接の予定が私たちにもリマインドされることにより、先の予定であっても忘れることなく面接を実施できるのも便利だなと感じますね。

 
 
ー 色々とご活用状況について教えていただきありがとうございます。その他、ご活用いただく中で調整アポが便利だなと感じた点はありますか?

 

平尾:最初のマニュアルがとても分かりやすかったです。私自身、色々なSaaSに触れる機会があり、サービスによってマニュアルの整備具合はバラつきが多いと感じますが、調整アポに関しては分からないと感じることが特に少なかったという印象があります。

 

廣野:新しいツールを導入するときに、社内に浸透させることに不安があったのですが、用意されているマニュアルやGoogleスライドなどを共有したら、難なく導入が進みました。そのような面からも、調整アポはわかりやすく作られているなと感じています。

 

平尾:実際に打ち合わせをすることになったお客様から、「これどのツール使ってるの?」と聞かれることもありました。UIも整っているからこその声だと思いますね。

 

ー そう言っていただけて嬉しいです。ありがとうございます。

今後の企業の成長を見据えるなら
オペレーションを最適化すべき

導入事例_commmune_7
 
 
 ー 企業が日程調整ツールを導入するメリットはどのようなことが挙げられるでしょうか?

 

平尾:これはもちろん他のツールにも言えることですが、まずは使ってみることと、早めに導入しておくことが大事だと思います。

 

あまりにも小さい規模の企業であれば話は別ですが、組織の人数が今後増えていくことを考えると、人数が少ないうちからツールを導入してオペレーションを最適化しておく

 

その方が、後に人数が増えてきた状況での業務効率化のインパクトが大きいはずです。

 

また、一回使ってみることでツールの細かい使い勝手などはもちろん、自社の業務フローの改善点や非効率性に気づけて、組織としての生産性向上にも繋がると思っています。そういった意味で、調整アポのような日程調整ツールをまずは使ってみるといいと思います。

 
 

廣野:平尾が言うように、まずは使ってみることは非常に大事だと思います。私自身調整アポをきっかけに平尾と機能要件について話す中で、今の会社に必要な機能やフローが見えてきました。

 

また、使っていくうちに「これも必要だよね」ということが見え、どんどん機能要件が出てくるので、その時にどのツールが適切なのかを検討したり、既存のツールでそれが実現できるかを相談したりするのが正しい活用方法だと思っています。

 

その点、調整アポはこちらの要望に対してすぐに改善や提案をしてくださったので、当社にとっての機能要件を1番満たしてくれています。これからも更に活用させてください。

 
 
 ー そう言っていただき光栄です。最後に、調整アポを検討している方々に一言お願いします。

 

平尾:調整アポは、
 

  • ・基本的に必要な機能が全て揃っている
  • 分かりやすいマニュアルやサポート体制で、ツールとして浸透させやすい
  • ・日程調整だけでなく、周辺業務も含めて全て効率化してくれる

 

という印象で、非常に助かっています。

 

検討時にはなかなか気づけない細かい点を発見できるなど、生産性向上に寄与したりすることが調整アポの性質であると思っているので、日程調整ツールを検討されている方は是非使っていただきたいです。

 

廣野:コーポレートの立場としても、やはり使いやすさはすごくありがたいと思っています。
 

そこは他のツールと比べても差別化要因になるのかなと考えていて、ツール導入で失敗した経験がある企業さんでも、調整アポなら浸透させやすいツールだと思いますので、ぜひ使っていただければいいなと思います。

 

 ー お褒めのお言葉をいただきありがとうございます。今後とも宜しくお願いします!

クライアント名コミューン株式会社
業種カスタマーサクセス支援事業
利用部署営業・人事
従業員数80名(正社員)

日程調整は調整アポに任せて、
時間をもっと有効活用しませんか?

「調整アポ」は、日常的な日程調整をシステムで自動化することで
大量の日程調整も効率的に実現可能にします。

資料請求

「調整アポ」は、RECEPTIONISTシリーズです

RECEPTIONISTは、
「ビジネスコミュニケーションをアップデート」をミッションに、
導入企業5000社を超える受付システムをはじめとするクラウドサービスを提供しています。