ビジネスにおける出会いが2～3倍に！受注数や受注率が飛躍的に伸びた理由とは？

キヤノンマーケティングジャパン株式会社は、営業効率の向上を目指して「調整アポ」を導入しました。

前回の取材から約1年が経過し、運用フローも安定し、導入後に目に見える成果が出てきいます。

そこで、今回は、普段から調整アポをご活用いただいている櫻田様、佐藤様に、調整アポの運用が軌道に乗り、成果が見え始めた理由についてお話を伺いました。

日程調整の効率化がもたらす商談機会の増加

　ー 以前は日程調整をどのように行なっていましたか？

櫻田：

調整アポ導入以前、弊社では、電話やメールによる日程調整が中心でした。

この方法では、販売店経由の調整が多く、確認のタイムラグが発生することで、アポイント確定に時間がかかるという課題があったんです。

調整に多大な時間と労力がかかり、業務時間を圧迫していると感じていました。

調整アポ導入による変化と具体的な活用方法

　ー 現在、調整アポをどのように活用していますか？

櫻田：

現在、弊社では、営業支援の商談や打ち合わせの際に調整アポを活用しています。

特に、各顧客や打ち合わせ内容に合わせて30分や60分といったアポイントメント時間を設定し、URLの使い分けが可能な点が便利ですね。

Outlookと連携し、日程調整URLを作成できるので、複数の関係者ともスムーズに予定を調整できるようになりました。

佐藤：

まず、活用方法の一つ目として、各サービスに専用の日程調整URLを作成し、QRコード化しています。

これをまとめたA4サイズのチラシを用意し、展示会や営業先でお客様が簡単に日程を調整できる仕組みを整えています。

この方法により、現場スタッフだけでなく、お客様もスムーズに日程調整ができ、手間を大幅に減らすことができると考えています。

二つ目の活用方法として、セミナーのフォローアップに調整アポを活用しています。

これまでセミナー後はアンケート取得のみでしたが、今ではセミナー終了後の3日間だけ有効な日程調整用URLを発行し、興味のある方に日程調整をしていただく仕組みを導入できました。

調整アポのおかげで、フォロー施策の幅が広がりましたね。

ビジネスにおける出会いが2～3倍に増えた

　ー 調整アポを導入後、営業活動に変化はありましたか？

櫻田：

調整アポの導入により、日程調整にかかる手間が大幅に削減されました。

メールのやり取りが2〜3往復発生する日程調整が、調整アポを使うことで1回の操作で完結するようになりました。

これまでだと、日程調整の仮予定により、本当はお客様との打ち合わせに使いたい時間だったとしても、日程調整候補から外さなければいけなかったり、

仮予定を消し忘れて、打ち合わせできたはずの時間を無駄にしてしまったり、といった状況もありました。

しかし、調整アポでは仮予定を作る必要がなく、空いている日程にすっと予定が入ってくるので、非常に調整もスムーズですし、無駄な時間も生まれにくくなっています。

また、1案件あたり45分、月に換算すると60時間の削減につながり、その分、営業支援の準備やフォローアップに時間を割けるようになりましたね。

さらに、調整アポ導入後は、商談のスピードが上がり、受注機会が飛躍的に増加しました。

ビジネスにおける出会いに関しても、導入前と比べると2〜3倍に増えたのではないでしょうか。

日程調整の即時対応が可能となり、お客様の熱意が高いうちに商談を確定できるため、ビジネスチャンスが増えたと感じています。

これにより、単価の高い案件も獲得しやすくなりました。

選んだ理由は使いやすさ

　ー 多数の日程調整ツールの中から調整アポを選んだ理由は何でしたか？

櫻田：

弊社が調整アポを選んだ理由のひとつは、シンプルで分かりやすいUIとOutlookとの連携です。

即座にメンバーの空き状況を確認・反映でき、関係者にミスなく情報を共有できる点が決め手になりました。

さらに、アポイントの優先順位設定や質問項目のカスタマイズなど、細やかなニーズに対応できる柔軟さも魅力ですね。

日程調整を効率化し、コア業務に集中できる環境へ

　ー 調整アポの導入後、受注率も伸びていると伺いましたが、何か使い方を工夫されていることはありますか？

櫻田：

調整アポの導入により、弊社では、業務効率が飛躍的に向上し、営業チームがより効果的にコア業務に集中できる環境が整いました。

また、忙しいときには、日程調整のメール返信が後回しになってしまうことも多々ありましたので、個人的には「日程調整の連絡に早く返信をしないと！」といった心理的なストレスも軽減されました。

それに、営業の現場では、お客様の気持ちが熱いうちに商談機会を逃さないことが非常に重要なんですよね。

ある製品の資料をダウンロードしたり、商談を行ったその日は、その製品に対して一番興味を持っている状態だと言えます。

しかし、時間が経つと、その興味も徐々に薄れてしまうんですよね。

佐藤：

弊社では、調整アポを使うことで、展示会などの現場で次回の日程を確保できていたり、初回商談時に次の日程をその場で決めたりできています。

小さな積み重ねですが、こういった仕組みが受注数や受注率の向上にもつながっているのだと思います。

調整アポのようなシンプルな日程調整ツールを導入することで、手間を省きながらも、効果的な営業支援が可能になりましたね。

コア業務に集中でき、商談効率を高められる

　ー 調整アポによって削減できた時間は、どのように活用されていますか？

佐藤：

弊社では、調整アポを導入することで、日程調整が簡単になり、関係者とのやり取りがスムーズになったことが、営業支援や顧客対応の質を向上させる要因の一つになったと思います。

営業チームがコア業務に集中できるようになり、商談準備や提案内容の練り直しといった時間に充てられるため、案件ごとのフォローアップの質も向上しています。

また、最近では、空いた時間を新しいプロジェクトの活動などにも当てられるようになってきていますね。

櫻田：

さらに、調整アポを使用することで、お客様情報の連携も取りやすくなっています。

日程調整確定時に、チームのメンバー全員に通知が届くようになっているので、例えば、以前お打ち合わせをした企業様から再問い合わせがあった際にも、以前その企業を担当していたメンバーと情報連携をして商談の準備を進めることができています。

　ー 最後に、調整アポの導入を検討する企業へアドバイスをいただけますか？

櫻田：

外部とのやり取りが多い企業に、調整アポの導入を強くおすすめします。

特に、営業担当者にとって、すぐにアポイントメントを確保できるのは大きなメリットです。

調整にかかる手間を省くことで、ビジネスチャンスを確保し、業務効率を高めることができます。

佐藤：

経営者の方など重要なお約束が多い方は、特に日程調整のスピード感は重要になると思います。

なので、営業メンバーだけでなく、役職の高い方が使うというのも良いのではないでしょうか。

　ー 櫻田様、佐藤様、この度は貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました！