日程調整ツールで「どれだけコスト削減できるの？」に答えてみた

お疲れ様です！

日程調整ツール「調整アポ」のブログ編集部です。

2021年から2022年の間に、「日程調整ツール」という検索キーワードが倍に増えていることを考えると、かなり注目されてきてるツールなんだな、と感じてきました。

ニーズが増えてきている今だからこそ、「どれだけコスト削減できるの？」に答えられる記事を書くことにしました。

利用ユーザーの実例を交えてお伝えするので、読んでいただければ、どれぐらいのコスト削減になるのか、実際にどういう効果があるのか、導入している企業はどう伸びているのか、がすぐにわかります。

日程調整ツールの月額利用料金ってどれぐらい？

今では20種類以上の日程調整ツールがあります。

無料・有料のものがありますが、おおよそ月額1アカウント500円〜1500円ほどで、オプション料金などをつけると1アカウント4000円近くになります。

そんな中、調整アポは月額8000円〜です。

「え！めっちゃ高い！！」

と感じたかもしれません 。

しかし、実際に導入されたユーザー様からは

「めっちゃ安い！！！」

と言われます。

実はこれにはカラクリがあるのです。

調整アポの料金のカラクリとは？

調整アポは、月額8000円〜となっています。

個人で契約できる1アカウント課金の他社様ツールとは違って、1法人の料金です。

(そのため、法人向け日程調整ツールと形容してます)

そのため、アカウント数はいくら作っても課金されません。

詳しい課金システムについてはコチラの料金表に記載していますが、結論100アカウント作っても月額8000円で契約していれば、それ以上はかからないのです。

どれぐらいコスト削減される？

営業10人でかかる工数で考えてみた

1ヶ月に50回のWEB商談(アポイント)があるとします。

1度のスケジュール調整と当日までにかかる工数は、

1. 1.カレンダーで空き日時を確認
2. 2.日時のピックアップ
3. 3.仮予定として予定を確保
4. 4.会議室を仮押さえする
5. 5.日時候補をテキストにする
6. 6.メール作成
7. 7.メール送信
8. 8.日時確定の返信を確認
9. 9.仮予定の削除
10. 10.WEB会議URL
11. 11.日時確定・WEB会議URLの送付
12. 12.SFAの更新
13. 13.リマインドメール

と、13工数ほどあります。

この工数を処理する時間は、約10〜20分ほどかかります。

人件費・タイムコスト

この後に紹介する事例で一回の日程調整に10分かかると言っていただいているので、仮に10分として、「商談数=スケジュール調整数50/月」で計算すると500分(約8時間)になり、これを営業10人分で計算すると、約80時間です。

つまり、10日分！

また、1日8時間、時給2500円で計算し、調整アポの月8000円スタンダードプランだとすれば、毎月19万2000円のコスト削減になります。

（時給2500円×80時間=20万円）

そして、スケジュール調整をツールに任せると、有効活用できる時間が生まれ、1つの商談に対して割けるリソースが増えることで、受注率を高める動きができますし、行動量が増えるので売り上げUPも高い確率で見込めます。

具体的な効果について、利用企業に聞いてみた！

実際に調整アポを利用しているユーザー様はどういう効果があったか、コスト削減を３つ紹介いたします！

CASE01：コミューン株式会社

URL：https://scheduling.receptionist.jp/case/commmune/

コミューン株式会社様では、営業・採用(人事)で調整アポを活用いただいております。導入前は採用系の日程調整ツールを利用していましたが、若干の使いづらさを感じており、調整アポにリプレイスを検討してくださいました。

導入後、採用で6割、営業で3割、他の部門で約1割という配分で調整アポを利用していただいております。

そして、営業では以下のような使い方をしてリソースの最適化を行った結果、数10時間分の工数削減ができて、営業の効率化に繋がったと話してくださいました。

・担当者のランダムアサインを優先度付けして効率的に商談を分配

・連続商談や会議の詰め込みすぎを避けるために、バッファ機能を活用

・優先的に対応するリードごとに予約ページを分ける

CASE02：株式会社visumo

URL：https://scheduling.receptionist.jp/case/visumo/

株式会社visumo様では、商談日の調整中の仮予定の入力ミスによるダルブブッキングや、相手との候補日が合わずメールの往復をしてしまうことが課題でした。

しかし、調整アポを導入することで上記課題は解消。

さらにマーケティング領域に活用することで、温度感の高いお客様は自らアポを入れてきれるようになり、その分うまれた時間を活用したことで、社員によってはアポ率150%になった人もいるそうです。

1件10分ほどかかっていたそうですが、1週間に15アポ=1人150分。11人チームのため、1週間に1650分となり、1ヶ月なら110時間になります。時給2500円で計算すると、275,000円ですね。

営業アシスタントひとり分のコスト削減に繋がっていました。

CASE03：株式会社HRBrain

URL：https://scheduling.receptionist.jp/case/hrbrain/

株式会社HRBrain様では、とにかくカレンダーを確認するのが非効率だったり、チームの業務フローが統一されていないことが課題だったそうです。

日程調整ツールの検討をする中で、「UIが1番よかった」「今時のSaaSっぽい感じが心地よく使いやすい」という意見から、比較検討した結果、調整アポを導入してくださいました！

その結果、インサイドセールスでは月間100時間ほどの工数削減が実現でき、月600コール増加したとご報告をいただけました。

課題だった業務フローの統一もでき、課題解決となったそうです！　

DX化で人手を増やさず効率をあげよう

日程調整は見えないコストですが、実は時間も経営リソースも使っているんですよね。

これまではアナログでやっていた作業を、ツールに任せてデジタル化すると、人手を増やさず、今いるメンバーの活動時間を増やせます。メンバーも成果を出しやすい環境になりますし、コスト削減にもなるのでDX化は大切ですね！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！