ビジネスシーンにおける日程調整は、営業の要と言えるほど重要な業務です。

特に外部のステークホルダーなど複数人がからむスケジュール調整は、ミスが許されないことから苦手意識を持っている方も多いでしょう。

そこで本記事では、ビジネスに役立つ日程調整ツールの選び方やおすすめ3選をご紹介します。

ビジネスシーンにおける日程調整ツールの使い方とは

ビジネスシーンでの日程調整が必要な業務といえば、1対1の面談・面接から取引先、クライアントやパートナーなど複数人がからむ商談、打ち合わせや会議などがあります。

相手と予定をすり合わせるために、候補日時をピックアップしてから失礼のないようメールを作成する作業は決して簡単ではありません。

日程調整メールの作成だけでも時間がかかりますが、さらに以下のような作業も日程調整にはつきものです。

しかし日程調整ツールがあれば上述のような作業工程を大幅に削減でき、かかる工程は1つにまとまります。

「カレンダー入力」「WEB会議URLの共有」「リマインドメール」など、入力や共有を自動化する機能が搭載されていることから「うっかりミス」を無くせるのが大きなメリットです。

日程調整ツールで見られる2つのタイプ

ビジネスに役立つ日程調整ツールは、次の2つのタイプに大別できます。

ここでは、それぞれのタイプについて見ていきましょう。

教室やレッスン運営に向く「予約受付型」

予約受付型とは、自分の空いてる予定を公開することで、相手から予約を受け付けるタイプです。

そのため、「時間枠」を販売する教室・レッスン、美容室・サロン運営のほか、面談・面接およびカスタマーサービスなどの予約方法として適しています。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーに代表されるカレンダーツールを使っていれば、空日時のデータを自動抽出して予約ページを作り、URLを共有して相手に選んでもらうイメージです。

日程調整を仕切りたいなら「候補提案型」

候補提案型とは、自分が相手に提案した候補日程の中から都合のよい日程を選んでもらうタイプです。

自分の空いている予定を相手に公開したくない、あるいはスケジュールの公開自体が不適切なケースのほか、主導権を握って日程調整を仕切りたいといったニーズに向いています。

例えば自分の都合の良い日程に誘導したい営業部門や、プライバシーを重視する経営者や役員などがよく利用する手法です。

日程調整ツールの選び方4つのポイント

ではビジネスシーンで日程調整ツールを選ぶ際に、どのようなポイントに留意して選べば良いのでしょうか？

ここでは、日程調整ツールの選び方4つのポイントを以下のとおり見ていきましょう。

1. 連携可能なカレンダーツールの種類

連携可能なカレンダーツールの種類は、「予約受付型」の日程調整ツール選びにおいて重要なチェックポイントです。

カレンダーツールと日程調整ツールを連携させることで、大幅な工程の削減につながり時間枠の提供を効率化できます。

例えばグループウェアと連携できる日程調整ツールを選べば、外部のお客様とのやり取りだけでなく社内的な会議・研修日などの日程調整にも利用可能です。

2. チャットツールなど連携可能な業務支援ツールの種類

日程調整ツールがどのような業務支援ツールと連携できるのかも、ぜひチェックしてみてください。例えばチャットツールです。

チャットツールと連携できれば、ゲスト（お客様）に日程調整の連絡や予約リマインダーを効率よく送信できるようになります。

ビジネス向けの日程調整ツールの中には、Salesforceなどの営業支援システムと連携できるものもあるので要チェックです。

3. WEB会議URLの自動発行

近年では「Google Meet」「Microsoft Teams」「Zoom」「Webex」といったWEB会議システムが面談の手法としてよく使用されています。

柔軟な働き方を促進する政府の「働き方改革」や新型コロナウイルス感染症の影響で、多くの企業でテレワークが受け入れられているため、WEB会議システムは必須のツールと言えるでしょう。

そこで連携可能なWEB会議システムの種類をチェックして、日程調整ツールを選ぶことが大事です。

連携できれば、予約確定と同時にWEB会議URLを自動発行できるようになります。

手動でURLを発行してメールに添付して送信する手間の削減だけでなく、ミスが起きる可能性も無くせる点がポイントです。

WEB会議システムを日頃から使いこなす企業が増えているからこそ、幅広く対応できる日程調整ツールを導入しましょう。

4. 自社が日程調整する会議や予定の種類と日程調整ツールの相性

自社のビジネスの形態と日程調整ツールとの相性も、事前にしっかり検討することが大事です。

日程調整ツールの中には、「1対1」の個人の日程調整にフォーカスしているもの、あるいは「1対複数」「複数対複数」など法人向けの日程調整にフォーカスしているものがあります。

先に「予約受付型」と「候補提案型」について解説しましたが、空きスケジュールを公開することが適切なのかどうかを検討することも重要なチェックポイントです。

ビジネスで使える日程調整ツールのおすすめ3選

ここでは、ビジネスで使える日程調整ツールのおすすめ3選をご紹介します。

連携できるツールの種類が豊富な「調整アポ」

個人および複数人を対象に日程調整をする際に、空日時が自動でピックアップされることから注目されているのが「調整アポ」です。

調整アポを導入すれば、従来であれば20分程度かかっていた日程調整業務の工程を大幅に削減できます。

自社でする作業といえば、調整アポのURLをコピペして相手に送るだけです。

ほとんどの工程は自動化されているので、調整アポのURLを送られた相手は都合の良い日程を選ぶだけで日程調整を完了できます。

アポ当日までのフォローアップも自動化されているので、安心して会議や商談の準備に専念できますね。

調整アポなら、次のような業務支援ツールと連携可能です。

Googleカレンダーの予約スケジュール機能

2022年3〜4月のアップデートで、Google Workplaceのユーザー向けのプレミアム機能としてGoogleカレンダーに追加されたのが「予約スケジュール機能」です。

すでにGoogle Workplaceユーザーであれば、追加費用もかからず無料で使えることから注目されています。

予約スケジュール機能が搭載されたことで、Googleカレンダーは1対1にフォーカスした日程調整ツールとしてビジネスシーンで使えるようになりました。

ただし連携できるWEB会議システムは、Google Meetのみとなります。

「調整さん」のビジネスバージョン「Timerex」

プライベートでイベントなどの際に「調整さん」を利用して出欠確認をしたことがある方も多いでしょう。

「Timerex」は「調整さん」をビジネス向けにした日程調整ツールです。

Timerexは、次のような業務支援ツールと連携できます。

まとめ

今回は従来の日程調整の悩みを解決し、大幅な工程の削減に役立つ日程調整ツールについてご紹介しました。

ビジネスシーンの日程調整を自動化できれば、打ち合わせ時のプレゼン準備など本業により注力できるようになります。

日程調整ツールを選ぶ際には、連携できる業務支援ツールの豊富さや自社のビジネス形態との相性を検討することが大事です。

Google Workspaceをご利用中の法人様であっても、複数人を対象に会議や打ち合わせを実施する機会が多い場合には、Googleカレンダーとも連携できる調整アポをぜひご検討くださいませ。

詳しくは、資料請求ページよりお問い合わせをお待ちしております。