日程調整ツール「調整アポ」

【2023年最新版】日程調整ツールのビジネス活用方法!

日程調整ツールをビジネスで使う人・企業が大幅に増えています

その数は日本全体で見ると、まだ1%程度しか使っていないと思います。

 

しかし、興味がある人は毎年増加傾向です。

 

というのも、2019年頃はGoogle月間検索回数が1000回程度でしたが、

今では4400回まで増加し、4倍以上になっています。

 

ビジネスシーンの日程調整は、メールにカレンダーの空いてる日時を

一つ一つ打ち込んで選んでもらう形式でしたが、今では日程調整ツールのURLが

添付されていることを見かけるようになりました。

 

AI、DXが進む現代で、

ビジネスの日程調整をアナログな方法でやるのは

とても時間が勿体無いと思います。

 

そこで本記事では、

日程調整ツールをビジネスで使う人に向けて

 

どうやって数多くあるツールから選べば良いのか

どういう機能が必要か

どういう活用方法があるのか

実際にどんな効果があるのか

 

などの疑問に日程調整ツール「調整アポ」の

提供経験からお答えしていきます!

 

ビジネスで使われる日程調整ツールの仕組み

日程調整ツールの仕組みは、

簡単に言うと以下のようになっています。

 

※(あなた)は、あなた側の作業。

※(相手)は、日程調整をする相手側の作業

 

  1. (あなた)GoogleカレンダーなどのWEBカレンダーと日程調整ツールが連携する。
  2. (あなた)WEBカレンダーから空いてる日時をピックアップする。
  3. (あなた)ピックアップした日時を日程調整ツール側で作ったWEBページに表示する。
  4. (あなた)日程調整ツールが作ったWEBページのURLを相手にメールやSNSで送る。
  5. (相手)届いたURLから好きな日程を選ぶ。
  6. (相手)名前やメールアドレスを入力。
  7. (あなた&相手)WEB会議URLが発行されて共有される。
  8. (あなた)選ばれた日時が連携カレンダーに反映される。

 

という仕組みです。

 

あなた側の作業と書きましたが、

実際にあなたがやる作業は4番目のURLを相手に送るだけになります。 

 

一連の流れを動画にしていますので、こちらをご覧ください。

 


  

実際に使うと便利さがわかるので、

無料トライアルをしてみたい方はコチラからどうぞ!

(1分で試せます。)

日程調整ツールがビジネスで活用される背景とは?

日程調整ツールがビジネスで活用されるようになった背景には、

様々な理由がありますが、主に以下が理由でしょう。

 

  1. DXや働き方改革などの社会的トレンド
  2. リモートワークによるWEB会議数の増加
  3. 日程調整ツールをゲスト側で使った体験
  4. 電話が繋がりにくい環境での商談獲得
  5. アナログな調整による疲労・ケアレスミス

 

他にもあるかもしれませんが、

多くのビジネス活用の方々が日程調整ツールを導入する理由は

上記5つのうちのどれかに該当することがほとんどです。

 

さらに日程調整ツールを使うと、

企業規模によっては人件費一人分ぐらいの時間とコストが削減できますので

1人の商談・アポ・面接の調整をする人分ぐらいのパフォーマンスを発揮します。

 

また、このあと紹介する事例を見ればわかりますが、

経費削減だけでなく、商談数が増える傾向が高いのです。

 

つまり実際に使う現場の人達だけでなく、

経営的にも合理的に使う判断がしやすいツールの1つになります。

 

これが日程調整ツールがビジネスで活用される背景です。

日程調整ツールをビジネス使う時の選び方

続いて、日程調整ツールをビジネスで使う場合、

20種類以上あるツールの中から何を選べば良いか判断が難しい人に向けて

選び方について解説します。

 

01. 連携できるグループウェア(カレンダー)

まずは自社で使っているグループウェアと

連携しているかどうかを確認しましょう。

 

連携していなければ日程調整ツールを導入しても

使うことはできません。

 

ほとんどの日程調整ツールでは

 

・Microsoft365(旧:Office365)

・Google Workspace旧:(G suite)

 

と連携していますが、

それ以外のグループウェアを使っているなら

こちらは要確認となります。

 

02.セキュリティ体制

日程調整は個人情報を扱うため、

ビジネスで利用するのであればセキュリティ体制を

必ず確認しましょう。

 

ISMS、またはPマークなどの第三者機関から個人情報を取り扱う上で

一定以上の情報セキュリティに関して

必要なレベルをクリアしてる企業が提供しているサービスを選ぶのが得策です。

 

導入している企業が公表されているのであれば、

大企業や上場企業が導入しているかどうかも一つの目安になります。

 

03.無料か有料か

個人で使うのであれば無料が良いでしょう。

 

しかし、ビジネスで使うのであれば有料の方がオススメです。

 

無料ツールの場合、

 

・サポートが保証もない

・セキュリティが甘い

・機密情報の漏洩の角度が高まる

・複数人で使えない

・広告が入ってしまう

 

などの可能性があるので

無料ツールは個人で利用するのが良いと思います。

 

04.操作画面のわかりやすさ

日程調整ツールは新しいサービスのため

操作画面が使いにくいと相手(ゲスト)に送っても

日時を選んでくれず、2度手間になる可能性があります。

 

実際に自分で使ってみてつかいにくさを感じたら

別のサービスを検討するのがオススメです。

 

無料トライアルがあれば

試してから導入しましょう。

 

05.必要な機能はあるか

次のセクションではビジネスで使う際に

よく使われる機能を解説していきます。

 

日程調整ツールには日程調整方法だけでなく細かい機能があります。

 

様々な企業の課題を解決するために日々開発されていますが、

現時点で自社の課題を解決する機能があるツールを選ぶのが大切です。

日程調整ツールをビジネスで使うための機能10選

それでは続いて、日程調整ツールを

ビジネスで使う時の重要な機能についてお伝えします。

 

今回の内容はよく問い合わせをいただく機能と

よく使われている機能をベースにお伝えします。

 

欲しい機能01.複数人の日程調整

ビジネスで使うケースが増えると、

複数人で日程調整することがあります。

 

例えば、あなたと上長、チームメンバー3人と

A社の担当者と日程調整する時に

あなたと上長とチームメンバー3人の空いてる日時を

表示した予約カレンダーを発行する必要があります。

 

無料の日程調整ツールではなかなか複数人で日程調整できる機能はないですが

基本的に有料のサービスにはある機能です。

 

欲しい機能02.ランダムアサイン・優先順位設定

ランダムアサイン・優先順位の設定とは

複数人いる担当者(出席者)の中からランダムにアサインし

ランダムだけど優先順位高く選ばれる人を設定する機能です。

 

例えば、WEBサイトに「無料相談の予約はコチラ」のような

日程調整用URLをリンクした時に、無料相談を受ける担当者を

ランダムにアサインするようにしておけば、様々な人に案件をふれます。

 

複数人の空いてる日時を表示させるので、

ゲストも選ぶ日時が増えるのでCVRは高まります。

 

欲しい機能03.リマインドメール

日程調整完了後、商談の前日や当日に

WEB会議URLが付与されたリマインドメールが届くと

私達もゲストもありがたいですよね。

 

リマインドメールを好きな時間に設定し

自動送付される機能があると、

商談キャンセルを防ぐことも可能です。

  

欲しい機能04.空き日時がある週から表示する

「今週は全部予定があって空き日時がない」という週の

日程調整ページが表示されたら、ゲストは困惑します。

 

困惑すると不信になり商談予約されない可能性があり

離脱率が高くなってしまいます。

 

なので空き日時枠がある週から表示される

機能はかならずほしいですね。

 

欲しい機能05.WEB会議URLの発行

WEB会議が増えていますので、

日程調整が完了後、ZoomやTeamsなどの

WEB会議URLを自動で発行し、

参加者に自動で共有してくれると楽ですよね。

 

リモートワークが普及する前に作られた日程調整ツールだと

このWEB会議URLの自動発行機能がついていない時があります。

 

また、連携できるWEB会議ツールを

自社で使っているかも確認しておきましょう。

  

欲しい機能06.予定前後のバッファ設定

日程調整完了後、前後の時間を確保していないと

移動時間や準備時間などが確保されないまま商談が入ると大変です。

 

移動時間がない場合は遅刻確定です。

 

日程調整する時に、予定がある前後30分は商談を入れないや

日程調整完了後にその時間前後には

30分のバッファ時間を自動で確保できる機能も重要です。

 

欲しい機能07.自社ロゴの設定

企業によっては、日程調整完了後のサンクスメールに

サービスロゴではなく自社ロゴを載せたいという要望があります。

 

知らないロゴが掲載されているメールが届くと

相手(ゲスト)は一瞬戸惑うのかもしれません。

 

欲しい機能08.3社以上の調整機能

代理店など、3社以上がかかわってビジネスをする時には

3社以上で日程調整を自動化する機能はほしいですよね。

 

ビジネス的に必要なのであれば、

この機能は抑えておきたいところです。

 

欲しい機能09.会議室の予約機能

フルリモートであれば問題ないと思いますが、

オフィスに出社してて商談の設定をしたけど

会議室やWEB会議ブースをどこも予約されてないと大変ですよね。

 

また、そもそも会議室が予約いっぱいで

日程調整完了しても会議室がない状態は避けたいです。

 

会議室の予約機能は、会議室を抑えられる前提で

空き日時を抽出して日程調整と同時に会議室も抑えます。

 

欲しい機能10.CRM連携

SalesforceなどのCRM(顧客管理システム)と連携しておけば

日程調整完了後、リード情報を自動で更新してくれますので

手間が省けます。

 

これもビジネスを円滑に進める上でほしい機能ですね。

日程調整ツールをビジネス活用方法3選

続いて、日程調整ツールを

ビジネスで活用する具体的な方法について

お伝えします。

 

取り入れて業務効率化だけでなく

面接・商談数などを増加させて事業を進めましょう!

 

色々とやってみた結果、一番効果のよかった

3つの活用法だけ紹介します!

 

活用方法01.WEBサイトの埋め込み

WEBサイトに日程調整ツールのURLを埋め込むことで、

セールスから連絡しなくても商談を獲得できます。

 

オススメは、資料請求や問い合わせ後に表示される

サンクスページに日程調整ツールのURLを埋め込む方法です。

 

資料請求などのアクションを取った後の提案のため

温度感の高いユーザーであればすぐに商談が設置されます。

 

この後で紹介する事例のスマートキャンプさんでは

商談の3割がこの方法で獲得できているそうです。

 

活用方法02.メール

資料請求やWPなどを請求してくれた人に対して

「資料請求ありがとうございました」という自動送信メールに

日程調整ツールのURLを添付していると商談を自動で獲得できます。

 

WEBサイトの埋め込みでは商談にならなかった人や

資料を読んだ後に「やっぱり話を聞きたい!」と思った時に

すぐに商談を予約できる環境を作りましょう。

 

また、メルマガやインサイドセールスのメールの署名の上あたりに

「無料オンライン相談会をやってます!」と記載して

日程調整ツールのURLを添えておくと自動で商談獲得できることがあります。

 

活用方法03.MAツール

MAツール(マーケティングオートメーション)を使っている前提となりますが、料金ページやヘルプセンターの購買意欲が高い人が見そうなWEBページを見られた時に、セールスメールを送る機能があります。

  

このメールに調整アポURLを載せてアポを打診します。

  

その際に、アンケート機能を使って事前にヒアリングしたい情報を入力してもらえれば、当日の商談がしやすいのでオススメです。

 

MAツールで変換した日程調整ツールのURLをクリックした人に対して

架電をすると30%の確率で商談獲得ができた、という話もあるので

インサイドセールスのアクションポイントにしても良いかもしれません。

 

活用方法04.WEBセミナー

製品セミナー、共催セミナー、オンラインカンファレンスなど

色々なパターンにWEBセミナーがありますが、

見込み顧客の温度感を高められる機会です。

 

なので、日程調整ツールのURLを

コメント欄やQRコードに変換して商談を予約できる環境を

作ってしまいましょう。

日程調整ツールをビジネス活用した事例の紹介

それでは最後にビジネスで日程調整ツールを活用している例として

調整アポ成果を出している企業をBefore・After形式で紹介します!

 

事例01.株式会社マネーフォワード

引用元:https://scheduling.receptionist.jp/case/moneyforward/

 

導入前の課題
・CRMと連携してないツールのため、重複してアポイントの架電やメールをしてしまった。
・システムエラー時のサポート窓口が英語対応のみだった

導入後の変化
・サポート体制が充実しているという点で大きな効果
・調整アポを導入してからはアシスタントのメンバーの負担も軽減

 

事例02.スマートキャンプ株式会社

スマートキャンプ株式会社_調整アポ導入事例インタビュー写真2

引用元:https://scheduling.receptionist.jp/case/smartcamp/

 

導入前の課題
・調整中に別の予定が入るなどの不都合が発生していた。
・WEB会議URLの発行と送付が手間だった。

導入後の変化
・資料請求後に日程調整ツール経由で取れる商談が全体の3割ほど。
・1週間で150分/1人×11人分のコスト削減ができた。

  

事例03.株式会社visumo

引用元:https://scheduling.receptionist.jp/case/visumo/

 

導入前の課題
・調整中の仮予定を入れ忘れることによるダブルブッキングと、
候補日に対し双方の予定が合わず、メールの往復が発生すること
・再調整になることは、社内外の工数もかかり機会損失のリスク

導入後の変化
・興味があればお客様からアポが勝手に入る
・1週間で150分/1人×11人分のコスト削減ができた
・社員によってはアポ数が150%上がった

 

事例04.株式会社HRBrain

引用元:https://scheduling.receptionist.jp/case/hrbrain/

 

導入前の課題
・複数人で日程調整をする時に時間がかかるのが課題
・セールス3人から誰をアサインするのに時間がかかっていた

導入後の変化
・月間600コールも行動量が増加
・コストを何倍何十倍もペイしている
・業務工数の削減、 セキュリティの強化、リードタイムの短縮

日程調整ツールをビジネスで活用し、事業を加速させる

日程調整ツールをビジネスで活用する環境は

ニューノーマルになりつつあります。

 

日程調整ツールを導入したい

導入してるけど活用できていない

 

という状況であれば、今回紹介した内容を参考に

導入or活用を進めて事業を加速させてください。

 

  調整アポの料金表をもらう  
調整アポ

日程調整は調整アポに任せて、
時間をもっと有効活用しませんか?

「日常的な日程調整をシステムで自動化することで
日程調整がコピペで終わります。

日程調整ツール「調整アポ」の資料請求

「調整アポ」は、RECEPTIONISTシリーズです

RECEPTIONISTシリーズは、働く環境をDXすることで
コア業務に集中できる環境を作るクラウドサービス群です。